Chia sẻ

Xem thông tin: Cách thực hiện và tại sao nó cần thiết cho doanh nghiệp của bạn

Tháng Tư 15, 2023

316

Nội Dung Chính

Trong một môi trường kinh tế thay đổi liên tục, giám sát thông tin đã trở thành một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ công ty nào muốn duy trì tính cạnh tranh. Nó liên quan đến việc thu thập, phân tích và phổ biến thông tin liên quan đến doanh nghiệp của bạn và điều này có thể bao gồm dữ liệu về xu hướng thị trường, công nghệ mới, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, quy định, v.v.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách thực hiện thông tin tình báo, nó đại diện cho một công ty như thế nào, các loại thông tin tình báo khác nhau, cũng như các công cụ có sẵn trong Asana để thực hiện kế hoạch tình báo của bạn.

Mẹo: Tải xuống mẫu phân tích cạnh tranh miễn phí của chúng tôi để cải thiện thông tin tình báo của bạn và giám sát tốt hơn các hoạt động của đối thủ cạnh tranh

Đồng hồ thông tin của công ty là gì?

Giám sát thông tin là một quá trình liên tục cho phép một công ty thu thập thông tin liên quan đến hoạt động của mình. Điều này có thể bao gồm dữ liệu về xu hướng thị trường, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, quy định và các mục khác có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Bằng cách sử dụng thông tin này, công ty có thể đưa ra quyết định sáng suốt, dự đoán xu hướng thị trường và duy trì tính cạnh tranh.

Làm thế nào để thực hiện một đồng hồ thông tin?

Để thực hiện giám sát thông tin, bạn phải tuân theo quy trình ba bước: thu thập, phân tích và phổ biến.

Thu thập : Bước này bao gồm thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như mạng xã hội, blog, trang web, báo cáo phân tích, bản tin, diễn đàn, hội nghị và sự kiện trong ngành. Điều quan trọng là xác định tiêu chí tìm kiếm và chọn các nguồn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Phân tích : Khi bạn đã thu thập dữ liệu, bạn cần phân tích dữ liệu đó để rút ra những hiểu biết hữu ích. Do đó, ở giai đoạn này, bạn sẽ phải sắp xếp thông tin đã thu thập, sắp xếp, phân loại và giải thích thông tin đó để biến thông tin đó thành kiến thức có thể sử dụng được. Bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để tự động hóa bước này.
Phổ biến : Sau khi phân tích dữ liệu, bạn cần phổ biến dữ liệu một cách có chiến lược trong toàn doanh nghiệp để đưa ra các quyết định kinh doanh. Điều quan trọng là chọn các kênh phân phối phù hợp nhất cho từng loại thông tin và từng loại đối tượng, chẳng hạn như báo cáo, bảng điều khiển, bản tin, cuộc họp hoặc đào tạo.

Bằng cách làm theo ba bước này, bạn có thể tiến hành thu thập thông tin tình báo hiệu quả, cho phép bạn thu thập và phân tích thông tin liên quan, đồng thời phân phối thông tin đó trong toàn công ty để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Các loại giám sát thông tin chính là gì?

Dưới đây là các loại giám sát thông tin khác nhau mà các công ty có thể áp dụng để thu thập và phân tích thông tin liên quan về thị trường và môi trường của họ:

Đồng hồ công nghệ : đồng hồ này bao gồm những tiến bộ công nghệ, đổi mới và công nghệ mới sau đây có thể tác động đến công ty. Nó cho phép công ty cập nhật các xu hướng mới nhất và điều chỉnh các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình cho phù hợp.
Tình báo cạnh tranh : việc giám sát này bao gồm theo dõi các diễn biến trong cuộc cạnh tranh, bằng cách theo dõi các hoạt động và chiến lược của đối thủ cạnh tranh. Nó cho phép công ty xác định điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ cạnh tranh, phát hiện các cơ hội và mối đe dọa, và điều chỉnh chiến lược của riêng mình cho phù hợp.
Giám sát tiếp thị : giám sát này bao gồm theo dõi xu hướng thị trường, nhu cầu của người tiêu dùng, thay đổi trong hành vi mua hàng, v.v. Nó cho phép công ty thích nghi với mong đợi của khách hàng và cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với nhu cầu của họ.
Giám sát pháp lý và quy định: giám sát này bao gồm giám sát các thay đổi trong các quy định và tiêu chuẩn áp dụng cho công ty. Nó cho phép công ty tuân thủ các yêu cầu pháp lý, hạn chế rủi ro do không tuân thủ và thiết lập các quy trình nội bộ hiệu quả.
Giám sát thương mại: giám sát này bao gồm giám sát những thay đổi trên thị trường, khách hàng và nhà cung cấp. Nó cho phép công ty xác định các cơ hội phát triển cho sản phẩm hoặc dịch vụ mới, thị trường mới hoặc quan hệ đối tác thương mại mới.
Giám sát chiến lược: giám sát này bao gồm giám sát môi trường toàn cầu của công ty, đặc biệt là sự phát triển kinh tế, chính trị, xã hội và môi trường. Nó cho phép công ty tính đến các rủi ro và cơ hội dài hạn, dự đoán các thay đổi và định vị hiệu quả trên thị trường của mình.
Giám sát danh tiếng điện tử (hoặc giám sát hình ảnh) : bao gồm giám sát nhận thức về công ty trên web và mạng xã hội. Việc giám sát này giúp có thể nhanh chóng phát hiện các ý kiến tiêu cực, bình luận chỉ trích hay các ấn phẩm bôi xấu để có thể phản ứng nhanh chóng, hạn chế ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty. Nó cũng cho phép bạn theo dõi sự cạnh tranh và xác định các cơ hội phát triển để cải thiện hình ảnh của chính bạn.

Bằng cách thiết lập các loại giám sát khác nhau này, công ty có thể thu thập thông tin liên quan về môi trường của mình, xác định các cơ hội và mối đe dọa, dự đoán sự phát triển của thị trường và điều chỉnh chiến lược của mình cho phù hợp.

Ví dụ về giám sát thông tin

Lấy ví dụ về một công ty mỹ phẩm muốn cập nhật thông tin về xu hướng thị trường, các quy định về an toàn sản phẩm và những đổi mới trong thành phần tự nhiên. Để thực hiện theo dõi thông tin hiệu quả, công ty có thể thực hiện theo các bước sau:

Xác định các nguồn thông tin liên quan: công ty có thể theo dõi các ấn phẩm chuyên ngành trong lĩnh vực mỹ phẩm, blog làm đẹp, mạng xã hội như Instagram và TikTok, các trang web của chính phủ dành riêng cho an toàn sản phẩm, hiệp hội người tiêu dùng và các nhóm thảo luận trực tuyến.
Thu thập thông tin: công ty có thể sử dụng các công cụ như trình tổng hợp nguồn cấp dữ liệu RSS để theo dõi các bài báo mới nhất được xuất bản trên các nguồn đã xác định, các công cụ giám sát phương tiện truyền thông xã hội để theo dõi các đề cập về thương hiệu và đối thủ cạnh tranh, các trung tâm nghiên cứu chuyên về công cụ tìm kiếm để tìm thông tin về các thành phần tự nhiên và cơ sở dữ liệu quy định để theo dõi những thay đổi trong tiêu chuẩn an toàn sản phẩm.
Phân tích thông tin: công ty có thể tạo bảng điều khiển để tóm tắt thông tin đã thu thập và sắp xếp thông tin theo danh mục (xu hướng thị trường, quy định, đổi mới) để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích và chia sẻ với các bên liên quan khác nhau.
Phổ biến thông tin : công ty có thể chia sẻ thông tin thu thập được với các bộ phận khác nhau có liên quan (tiếp thị, R&D, quy định) thông qua các báo cáo giám sát định kỳ, cảnh báo qua e-mail hoặc nền tảng quản lý thông tin.

Bằng cách áp dụng phương pháp giám sát thông tin này, công ty mỹ phẩm có thể dự đoán xu hướng thị trường, đổi mới thành phần tự nhiên và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn sản phẩm, điều này có thể mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường mỹ phẩm.

Các công cụ giám sát thông tin là gì?

Có rất nhiều công cụ hữu ích để tiến hành giám sát thông tin. Dưới đây là danh sách không đầy đủ các công cụ giám sát được sử dụng phổ biến nhất:

Công cụ tổng hợp nguồn cấp dữ liệu RSS : những công cụ này giúp bạn có thể theo dõi các ấn phẩm mới nhất từ blog, trang web hoặc phương tiện truyền thông tin tức bằng cách tổng hợp các nguồn cấp dữ liệu RSS. Chúng giúp tập trung thông tin trong một giao diện duy nhất và tiết kiệm thời gian thu thập dữ liệu. Một số trình tổng hợp phổ biến nhất là Feedly, Inoreader hoặc Flipboard.
Công cụ theo dõi phương tiện truyền thông xã hội : những công cụ này cho phép bạn theo dõi các đề cập về thương hiệu của bạn, đối thủ cạnh tranh hoặc một số biểu hiện chính trên mạng xã hội. Chúng cho phép thu thập dữ liệu về các cuộc thảo luận đang diễn ra và theo dõi diễn biến của dư luận. Một số công cụ phổ biến nhất là Hootsuite, Mention hoặc Brandwatch.
Công cụ tìm kiếm chuyên dụng: những công cụ này giúp tìm thông tin chính xác về một chủ đề nhất định, bằng cách giới hạn kết quả tìm kiếm cho các trang web có liên quan. Ví dụ: nếu công ty mỹ phẩm muốn tìm thông tin về các thành phần tự nhiên, họ có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm chuyên dụng như Ecosia, một công cụ tìm kiếm có trách nhiệm với môi trường quyên góp một phần lợi nhuận cho các dự án tái trồng rừng hoặc GreenMaven, một công cụ tìm kiếm chuyên về sản phẩm sinh thái.
Cơ sở dữ liệu quy định: những công cụ này giúp theo dõi các thay đổi về tiêu chuẩn và quy định trong một lĩnh vực nhất định. Ví dụ: nếu công ty mỹ phẩm muốn theo kịp các thay đổi về tiêu chuẩn an toàn sản phẩm, thì công ty đó có thể sử dụng cơ sở dữ liệu quy định như CosIng, cơ sở dữ liệu châu Âu về thành phần mỹ phẩm hoặc trang web của FDA, cơ quan quản lý thực phẩm và dược phẩm Hoa Kỳ.
Các công cụ giám sát tự động: các công cụ này tự động giám sát các nguồn thông tin được chọn trước để xác định các tín hiệu yếu, sự phát triển hoặc xu hướng. Chúng có thể được sử dụng để phát hiện các cơ hội hoặc mối đe dọa trước các đối thủ cạnh tranh. Một số công cụ phổ biến nhất là Digimind, Netvibes hoặc Radarly.

Bằng cách sử dụng các công cụ này một cách hiệu quả, các công ty có thể thiết lập một hoạt động giám sát thông tin hiệu quả, điều này sẽ cho phép họ cập nhật các xu hướng và sự phát triển trên thị trường của mình.

Đọc thêm:

DỊCH VỤ THIẾT KẾ TỜ RƠI DU LỊCH ẤN TƯỢNG THU HÚT KHÁCH HÀNG

Xu hướng tiếp thị kỹ thuật số hàng đầu cho năm 2023 là gì?