Nội Dung Chính
Quản trị Logistics – Chuỗi cung ứng hay quản trị năng suất chung của doanh nghiệp – Cả 2 đều thành công nhờ áp dụng Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20). Việc ứng dụng nguyên tắc Pareto không còn là điều mới mẻ trên thế giới, nhưng hầu như chưa được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm mấy.
Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20) là gì?
Nguyên tắc Pareto (còn gọi là nguyên tắc 80/20) cho rằng trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M. Juran đề xuất nguyên tắc này và đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilffredo Pareto. Năm 1897, trong một công trình nghiên cứu về của cải và thu nhập, Pareto đã kết luận rằng, một tỷ lệ rất lớn trong tổng thu nhập ở Ý (80%) được tập trung trong tay một ít người (20% dân số).
Ý tưởng này đã được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh. Nguyên tắc Pareto có thể được nêu ở nhiều dạng: 20% đầu vào tạo ra 80% kết quả, 20% nhân công sản xuất 80% sản phẩm, 20% khách hàng đóng góp 80% doanh thu, 20% lượng hàng tạo ra 80% tồn kho…
Tỷ lệ chính xác 80/20 ít khi xảy ra trong thực tế, nhưng sự không tương xứng giữa các cặp phạm trù nói trên vẫn thường xảy ra. Mấu chốt ở đây là, nhiều khi tập trung giải quyết chỉ 20% công việc nhưng đem lại sự khác biệt, thay vì tốn tài nguyên để xử lý 80% công việc khác.
Thử tưởng tượng, nếu bạn đang sống trong một thế giới hoàn hảo, mọi nhân viên sẽ đóng góp cùng một giá trị cho tổ chức, mọi lỗi sai đều quan trọng như nhau, mọi tính năng đều được người dùng yêu thích như nhau. Một cá nhân nếu cố gắng làm việc gấp đôi thì kết quả thu về cũng nhiều gấp đôi tương ứng. Khi ấy việc lập kế hoạch công việc sẽ rất dễ dàng.
Nhưng thực tế không đi theo một đường thẳng như vậy. Cùng xem biểu đồ thể hiện Nguyên tắc Pareto sau:
Trong sự phân tích của Nguyên tắc Pareto, cứ trong số 5 phương án lựa chọn (đồ vật, ý tưởng, con người,…) của đội nhóm thì sẽ có một đáp án tuyệt vời. Đáp án đó sẽ dẫn đến phần lớn tác động tích cực lên đội nhóm (đường màu xanh lá cây). Còn lại, đường màu đỏ tượng trưng cho giả định không bao giờ xảy ra: mỗi đơn vị đầu vào đóng góp chính xác cùng một lượng đầu ra giống nhau.
Sự phân phối điển hình này có thể được minh hoạ dễ hiểu hơn dưới dạng biểu đồ tròn – một phần lớn thành quả chiếm 80% được tạo thành từ 20% sự nỗ lực. Tất nhiên, tỷ lệ này có thể thay đổi, dao động xung quanh các tỷ lệ 80/20, 90/10 hoặc 90/20. Điểm mấu chốt là hầu hết mọi thứ không phải là 1:1.
Vì sao Nguyên tắc Pareto lại hữu ích trong doanh nghiệp?
Nguyên tắc Pareto giúp bạn hình thành động lực tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì dàn trải ở 80% mà không thu lại nhiều thành quả.
Cùng xét ví dụ thú vị về nghệ thuật. Có thể 80% bức hoạ nổi tiếng Mona Lisa được vẽ trong 20% đầu của tổng thời gian, nhưng nó không thể trở thành kiệt tác nếu Leonardo da Vinci không dành gấp 4 lần thời gian đó để vẽ tỉ mỉ các chi tiết.
Kinh nghiệm dành cho bạn: Nếu bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu, bạn cần nỗ lực cho tất cả 100%. Còn nếu bạn đang cố gắng có được kết quả tốt cho số tiền bạn bỏ ra, có thể cân nhắc tập trung vào 20% hoạt động tạo ra nhiều kết quả nhất.
Lưu ý rằng, Nguyên tắc Pareto không khuyên bạn chỉ cần tập trung nỗ lực cho 80% phần việc quan trọng. Có thể đúng là 80% cây cầu được xây dựng trong 20% đầu tiên của quãng thời gian, nhưng bạn vẫn cần phần hoàn thiện còn lại để cây cầu có thể hoạt động.
Nguyên tắc Pareto là một kết quả đúc rút từ thực tế, chứ không phải là quy luật tự nhiên. Nếu bạn có được nhận thức toàn diện rằng nguyên tắc Pareto có mặt trong phần lớn khía cạnh, hoạt động của doanh nghiệp, bạn sẽ có được hành động đáp trả như quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực tối ưu nhất.
Ứng dụng trong Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng
Hiện nay, các phương thức thường được sử dụng trong quản trị logistic bao gồm cung ứng đúng thời điểm (Just In Time, JIT), chuỗi cung ứng (Supply Chain) hay cung ứng có lựa chọn (Choose Supply). Trong thực tế, vật tư hàng hóa mà một doanh nghiệp cần mua, cung ứng và dự trữ không phải đều có vị trí và tầm quan trọng như nhau đối với việc kinh doanh.
Chẳng hạn, thiếu một số này có thể làm tê liệt hoạt động của cả doanh nghiệp, một số khác quá đắt đỏ hoặc khó tìm kiếm và thu mua… Mặt khác, mức độ tập trung trong dự trữ của các doanh nghiệp cũng khác biệt. Có những doanh nghiệp dự trữ rất phân tán (nhiều mặt hàng và không có mặt hàng chủ đạo), một số khác thì dự trữ có tập trung hơn, nhưng mức độ tập trung cũng khác nhau.
Việc ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ góp phần tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất doanh nghiệp một cách đáng kể. Các nhà quản trị có thể sử dụng Pareto như một công cụ để tìm xem doanh nghiệp phải tập trung và ưu tiên những khu vực nào để vừa đạt được mục tiêu, vừa cắt giảm chi phí.
Những điều đó dẫn tới tình trạng các doanh nghiệp không phải cung ứng như nhau đối với mọi loại vật tư, hàng hóa, mà cần có lựa chọn, có ưu tiên. Vì vậy, cung ứng có lựa chọn đã trở thành một xu thế khá phổ biến. Về mặt kỹ thuật, giải pháp chủ yếu thường được xem xét trong quản trị cung ứng có lựa chọn là phương pháp phân tích Pareto (nguyên tắc 80/20) và phân tích ABC. Các phương pháp này liên quan đến hầu hết công việc của Logistics và quản trị chuỗi cung ứng. Cả lựa chọn phương thức cung ứng, ước lượng mức dự trữ trung bình của doanh nghiệp, mua hàng, nhà cung ứng.
Một vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng gặp phải là tổ hợp các sản phẩm riêng rẻ ở các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sống của chúng, với các mức doanh thu khác nhau. Ở mỗi thời điểm, nó có thể tạo ra mối quan hệ về sản phẩm và doanh thu theo nguyên tắc 80/20, tức 80% doanh số bán hàng của doanh nghiệp thu được từ 20% loại sản phẩm trong danh mục. Nguyên tắc 80/20 cũng gợi ý, sẽ có 20% lượng hàng lưu kho gây ra 80% chi phí hoạt động.
Trong thực tế, việc ứng dụng nguyên tắc 80/20 có thể đưa đến những giải pháp hợp lý nhất trong Logistic và quản trị cung ứng. Nguyên tắc 80/20 nhằm xác định sản phẩm nào sẽ được ưu tiên trong cung ứng. Chúng cũng giúp hoạch định chương trình phân phối, trong đó mỗi loại sản phẩm cụ thể được phân phối khác nhau.
Đối với việc mua hàng, những chủng loại sản phẩm có doanh số cao và khối lượng mua nhiều, thường có lợi thế về chi phí nếu chúng được mua trực tiếp từ nhà sản xuất, còn nhóm sản phẩm có khối lượng hoặc doanh thu nhỏ có thể mua qua kho hàng trung gian.
