Thực hiện 10 bước này trước khi sự kiện của bạn Go Live

Xác định ngân sách của, chốt ngày, chốt không gian địa điểm – bạn đang ngập lụt về tiến độ? Đứng trên góc độ nhà tổ chức chuyên nghiệp, chúng tôi đã thực hiện hàng ngàn sự kiện với các công ty, tổ chức cá nhân … vì vậy chúng tôi biết rằng có vô số chi tiết về hậu cần bạn cần phải dự trù lập kế hoạch trước khi chạy chương trình

Để giúp bạn đi đúng hướng, chúng tôi đã tổng hợp danh sách kiểm tra sự kiện tiện dụng này nêu rõ 10 bước quan trọng nhất cần thực hiện trước khi vé của được bán, chương trình được chạy

1. Đặt mục tiêu sự kiện.

Bước đầu tiên là xác định – và đồng ý – mục tiêu và mục tiêu hữu hình của bạn. Tại sao bạn tổ chức sự kiện này? Những người tham dự của bạn là ai? Tiêu trí nào sẽ đánh giá được sự kiện đó có thành công không? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn có được sự khởi đầu khởi sắc

Ví dụ: nếu mục tiêu của trường đại học là lôi kéo tân sinh viên mới đến nộp đơn, mục tiêu sự kiện của bạn có thể đơn thuẩn cung cấp thông tin cho những ứng viên tiềm năng về các chương trình và văn hóa khuôn viên trường của bạn. Hoặc, nếu mục tiêu của tổ chức phi lợi nhuận của bạn là giúp người vô gia cư thì mục tiêu sự kiện của bạn có thể là gây quỹ cho c ẩn gần đó.

2. Tinh thần Team Building

Muốn thành công phải có một đội ngũ triển khai events mạnh để chạy bất kỳ sự kiện lớn nhỏ . Phải có người Leader hoặc quản lý các sự kiện qua đó giám sát checklist các công việc của nhân viên thuộc team đó. Tùy thuộc vào sự kiện lớn của bạn, bạn cũng có thể muốn chỉ định từng người Leader hoặc Manager đề giám sát các hạng mục trong events như giải trí, quan hệ công chúng và nhà cung cấp và nhà tài trợ.

3. Xác định ngân sách của bạn.

Có ngân sách tại chỗ sẽ giúp bạn đưa ra quyết định triển các vấn đề về hậu cần cho sự kiện của bạn. Có thể bạn đã có ngân sách tổng , nhưng điều quan trọng là phải đặt ngân sách cho các mục riêng lẻ (ví dụ: phí địa điểm, nhà tài trợ, giải trí, v.v.). Đừng quên những vấn đề nhỏ như chi phí ăn ở đi lại nhé

4. Hoàn tất các deadline cho sự kiện của bạn.

Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện mới, hãy đảm bảo bạn dành đủ thời gian để chuẩn bị – lý tưởng nhất là bạn sẽ muốn ít nhất 4-6 tháng để lên kế hoạch. Khi chọn ngày, bạn nên để ý những ngày ngày lễ, hội (những người tham dự tiềm năng có thể ở đi công tác hoặc du lịch) hoặc những ngày trùng lặp với các sự kiện cạnh tranh. Cuối cùng, hãy kiểm tra với các bên liên quan (như những người tham gia, diễn giả và những người trong tổ chức của bạn) để đảm bảo những ngày đó phù hợp với mọi người.

5. Đảm bảo về địa điểm.

Điều quan trọng là bạn chốt được địa điểm và đảm bảo được vị trí đó trước khi bạn bắt đầu bán vé, hoặc thu phí người tham dự. 1 điều bắt buộc là bạn phải đi site check địa điểm của bạn để bạn có thể có được ý tưởng về nơi để đặt những thứ như gian hàng của nhà cung cấp hoặc gian hàng với các mục đích khác nhau. Ngoài ra, hãy tìm hiểu xem có bao nhiêu người mà địa điểm có thể đáp ứng được và giới hạn số lượng vé có sẵn trong các trường hợp bất thường

6. Viết mô tả sự kiện hấp dẫn.

Một mô tả sự kiện được viết có cảm xúc có thể tạo ra tất cả sự khác biệt khi tiếp thị sự kiện của bạn cho người mua vé tiềm năng. Thêm hình ảnh để giới thiệu diễn giả, diễn giả hoặc các điểm tham quan lớn khác cho sự kiện của bạn. Ngoài ra, hãy nhớ nêu rõ chính sách hoàn lại tiền của bạn và thêm Câu hỏi thường gặp để giúp trả lời các câu hỏi người tham dự có thể hỏi nhiều nhất. (Một vài típ như: Đảm bảo mô tả sự kiện của bạn bao gồm thông tin chính! Thông tin về chi tiết thời gian biểu của events.)

7. Giá vé vào cửa/tham gia của bạn.

Lên kế hoạch chiến lược giá tốt để bắt đầu bán vé và tiếp tục bán vé cho đến khi sự kiện bắt đầu. Giá tốt được dựa trên so sánh doanh số bán hàng trong quá khứ của bạn với giá cả và loại vé tương tự đã thực hiện, để hiểu giá và loại vé nào không phù hợp. Nhiều nhà tổ chức cũng bán nhiều mức giá hoặc giảm giá khuyến khích người mua.

Bất kể bạn đặt giá nào, hãy nhập mô tả vé cho từng loại vé để tránh những câu hỏi không cần thiết từ những người tham dự. Nếu bạn đang sử dụng WikiMarekting, bạn cũng có thể tận dụng tiện ích của chúng tôi — chúng tôi cung cấp mã để bạn thêm các kỹ thuật, biểu mẫu vé và nhiều thứ khác để người tham dự có thể bắt đầu mua vé ngay trên trang web của công ty bạn.

8. Thu thập thông tin bạn cần từ những người tham dự.

Tùy chỉnh mẫu đơn đặt hàng mà người mua điền vào trong khi đăng ký. Bạn có thể muốn đặt câu hỏi tùy chỉnh, như Bạn đã nghe về sự kiện này như thế nào?

Lưu ý — bạn càng có nhiều câu hỏi về thông tin cá nhân trong đơn đặt hàng của sự kiện, khách hàng càng ít có khả năng  mua vé. Nếu bạn cần đặt nhiều câu hỏi, hãy cân nhắc việc tăng số lượng người tham dự thời gian phải đăng ký.

9. Hãy chắc chắn rằng bạn được trả tiền.

Bạn sẽ được thanh toán như thế nào cho việc bán vé của bạn? Điều quan trọng là phải thiết lập chi tiết thanh toán của bạn trước thời hạn và với nhà cung cấp vé như Wikimarketing, bạn có thể nhận khoản thanh toán trước khi sự kiện diễn ra.
10. Thiết lập kế hoạch quản lý khách hàng của bạn.

Khi đơn đặt hàng bắt đầu, bạn sẽ cần một kế hoạch về cách quản lý yêu cầu từ người mua vé của bạn. Bạn muốn xử lý tiền hoàn lại như thế nào? Ai sẽ trả lời email từ những người tham dự? Bạn có cho phép người tham dự chuyển đăng ký của họ không? Lên kế hoạch những điều này trước thời hạn, và truyền đạt kế hoạch cho nhóm của bạn để mọi người ở trong quy trình khép kín

Việc tổ chức một sự kiện có thể bận rộn vào những thời điểm, nhưng việc kiểm tra những mục này trong danh sách của bạn sẽ mang lại cho bạn một bước gần hơn để bán hết sự kiện của bạn.

Nào hãy bắt tay vào công việc, khó khăn gì hãy gọi cho chúng tôi để được trợ giúp nhé.