Nội Dung Chính
Các chuyên gia thương hiệu và marketing thường mất nhiều thời gian để chuẩn bị cho thuyết trình; họ lo sợ không nói đủ ý (hoặc nói quá nhiều), nội dung trình bày không đủ hoặc thiếu sức thuyết phục. Kỹ là vậy, nhưng nhiều người trong chúng ta thật sự không có nhận thức rõ ràng về cái gì không cần thiết nói, điều này thậm chí còn nghiêm trọng hơn khi một vài câu nói sai có thể gây nên sự phức tạp không cần thiết.
Trải qua nhiều năm là một trong những người đưa ra quyết định trong nhiều ngành và các quốc gia khác nhau, dưới đây là danh sách 5 cụm từ nên tránh mà tôi nhận ra qua các lần thuyết trình. Nó làm vụt tắt sự chú ý của người nghe, tạo ra sự e dè trong việc tiếp nhận thông tin, và có thể ảnh hưởng đến cả nghề nghiệp sau này của người thuyết trình.
1. “Thành thật mà nói…”
Người thuyết trình được mặc định là phải nói sự thật và các dữ liệu thật trong suốt buổi thuyết trình. Có những trường hợp ngoại lệ như các ý kiến và đề xuất, khi mà chúng ta chia sẻ những quan điểm chân thật về các phương án giải quyết. Còn ngoài ra, câu “Thành thật mà nói…” không giúp thuyết phục người nghe, thay vào đó nó lại cho thấy rằng người thuyết trình không đủ sức diễn giải các dữ liệu và minh chứng cho luận điểm của mình. Trong trường hợp tệ hơn, nó đồng nghĩa với việc “làm ơn hãy tin tôi mặc dù tôi không thể thuyết phục bạn”.
Các tốt hơn để thể hiện sự chân thật là nên sự gần gũi (với khán giả mục tiêu) về cả ngôn từ và phi ngôn từ, để việc truyền, đạt phản ánh đúng thông điệp. Để thuyết phục hơn nữa, như ông Dale Carnegie đã nói, “Nên nói theo cách mà khán giả cảm thấy hứng thú.”
2. “Hãy để tôi nhắc lại điều này lần nữa”… (hoặc “Như tôi đã nói trước đó”…)
Bằng việc nói “Hãy để tôi nhắc lại điều này lần nữa…”, bạn đang ngụ ý hoặc là “các bạn (khán giả) có vẻ không chú ý lắm” hoặc là “tôi không thể kết nối giữa các ý mà tôi đã trình bày”, mà hiểu thế nào cũng không phải là cách nói hay.
Mong đợi sự chú ý của người nghe cho bài thuyết trình là việc chính đáng. Nhưng song song đó, người thuyết trình phải có trách nhiệm tạo ra sự chú ý nơi người nghe bằng việc tương tác, cũng như truyền tải nội dung một cách rõ rng, lớp lang để đảm bảo việc hiểu đúng thông tin.
Trong trường hợp bạn muốn đề cập lại một thông tin nhất định, hãy đơn giản là nói lại điều đó.
- Cách diễn đạt chưa đúng: Hãy để tôi nhắc lại điều này lần nữa, năm ngoái siêu lạm phát đã làm giảm chi tiêu của người tiêu dùng.
- Cách diễn đạt đúng 1: Năm ngoái chi tiêu của người tiêu dùng giảm đáng kể do lạm phát xảy ra.
- Cách diễn đạt đúng 2: Dưới sức ép của siêu lạm phát vào năm ngoái, chi tiêu của người tiêu dùng không còn cao như trước.
(Lưu ý: hãy bỏ đi những câu không dư thừa chuyên nghiệp)
3. “OK, hãy quên những gì tôi vừa nói…”
Có một sự thật rằng khi nói “OK, hãy quên những gì tôi vừa nói…” thì bạn thực tế không thể xóa đi những thông tin đã trình bày trước đó. Thay vào đó, người nghe sẽ nhanh chóng so sánh thông tin mới với những thông tin họ đã được nghe trước đó. Điều này làm tăng sự dè dặt đối với thông tin họ tiếp nhận, bởi vì họ không chắc chắn rằng khi nào lại phải “quên đi” thông tin bạn vừa truyền đạt lần nữa.
Con người không thể tránh được sai lầm và bạn có thể sửa sai trong buổi thuyết trình nhưng với điều kiện phải sửa theo cách đúng đắn. Điều chỉnh bản thân (nhưng không nên quá thường xuyên hay khác biệt quá lớn) cho thấy nhận thức tốt trong việc truyền tải nội dung. Nhưng hãy cẩn thận khi làm điều đó. Nhìn chung, bạn chỉ cần nói “Xin lỗi, hãy để tôi điều chỉnh vấn đề này một chút…” là đủ.
4. Điều mà anh ấy/cô ấy đang muốn là…
Trong nhiều trường hợp, chúng ta thuyết trình theo nhóm. Khi đó, vấn đề không chỉ là cách mà công việc được chia sẻ giữa những người thuyết trình, mà còn là cách chúng ta xuất hiện như trong một nhóm có sự thống nhất. Chỉnh sửa người khác không khéo sẽ không giúp bạn tạo được ấn tượng tích cực trước khán giả.
Chuyển hướng suy nghĩ của người nghe với câu “Điều mà anh ấy/cô ấy muốn nói là…” là kiểu can thiệp tệ nhất. Nó ngay lập tức làm giảm ngay sự tin tưởng của khán giả với người mà bạn đề cập, điều này cho thấy sự thiếu liên kết trong nhóm, thể hiện qua việc bạn hạ thấp năng lực tư duy của thành viên trong nhóm.
Khi bạn muốn giúp làm rõ thông tin của người thuyết trình cùng, hãy thật khôn khéo. Sau đây là vài gợi ý:
- Đưa ra các ví dụ để làm rõ
- Hỏi một vài khán giả và dựa vào đó cho phép bạn nói lại chi tiết hơn
- Dùng cách “bắc cầu”, kết nối những điểm chưa rõ ràng với những luận điểm đã được chấp nhận
5. “Bạn không nên nghĩ như vậy…”
Thốt lên “Bạn không nên nghĩ như vậy…” đồng nghĩa với việc bạn thừa nhận mình thất bại trong việc thuyết phục họ nghĩ theo cách bạn muốn. Tệ hơn, nói như vậy chỉ mang đến giọng điệu tiêu cực trong thảo luận, bởi không phải lúc nào bạn cũng có quyền (dù ở vị trí cao hơn hay chuyên gia của một lĩnh vực…) để định hướng và chỉnh sửa cách tư duy của người khác.
Tuy nhiên, ngay cả khi bạn có mọi quyền lực, vẫn tốt hơn khi mọi người tiếp nhận quan điểm của bạn bằng theo cách riêng của họ, chứ không phải do bạn bắt buộc họ nghĩ như vậy. Cách tốt hơn để giải quyết những suy nghĩ khác nhau là phương pháp 3S “Show-Seek-Summarize”
- Show: Thể hiện sự ghi nhận – ví dụ: …“OK, Tôi hiểu anh đang nhìn nhận nó theo cách khác”
- Seek: Tìm kiếm sự rõ ràng – ví dụ: “Vậy anh có thể nói cho tôi biết thêm về điều đó không?”
- Summarize: Tổng hợp những sự khác nhau – ví dụ:… “Tôi thấy được những quan điểm khác nhau mà chúng ta có, đây là điều mà tôi nghĩ (…giải thích lần nữa những quan điểm khác biệt và xem xét những khác biệt đó)”
Vậy nên, những lời nói bất cẩn và viên đạn bất cẩn đều có 1 điểm chung: một khi phóng ra, nó không thể bị xóa bỏ mà không có bất cứ tổn thương nào. Hãy cẩn thận khi thuyết trình, tránh những câu nói bất cẩn mà tôi đề cập ở trên. Thương hiệu của bạn sẽ không muốn là người lãnh đủ.
