Paul Smith có 20 phút để giới thiệu với Giám đốc điều hành và đội ngũ lãnh đạo của Procter & Gamble về các kỹ thuật nghiên cứu thị trường mới mà Smith đang muốn được cấp ngân sách thực hiện. Là phó giám đốc phòng nghiên cứu thị trường, Smith đã dành ba tuần để chuẩn bị một bài thuyết trình xúc tích với hơn 30 slide Power Point.
Vào buổi họp, Giám đốc điều hành A.G.Lafley bước vào phòng họp, chào tất cả mọi người và ngồi quay lưng vào màn hình. Sau đó ông nhìn chằm chằm một cách chủ đích vào Smith trong suốt toàn bộ buổi thuyết trình, thậm chí không một lần liếc mắt nhìn vào một slide.
“Tôi cảm giác có lẽ tôi đã chưa làm tốt lắm bởi ông ấy không hề nhìn vào slide thuyết trình của tôi như những người khác,” Smith chia sẻ. Anh đồng thời cũng nhận thấy các lãnh đạo khác cũng không quá chú tâm. “Điều này không còn xảy ra với tôi sau đó nữa nếu ông ấy chú ý vào những điều tôi nói hơn là những hình ảnh tôi trình chiếu.”
Kinh nghiệm này khiến Smith thay đổi hướng tiếp cận. Những ngày sau đó, anh sử dụng ít slide trình chiếu hơn và nhiều câu chuyện nhỏ hơn, điều đó biến bài thuyết trình của anh thành những câu chuyện mà người nghe có thể liên hệ thay vì giảng giải cho họ nghe những gì cần thay đổi. Kết quả là ý tưởng cuả anh được truyền tải thành công một cách hoàn hảo. Trong bốn buổi thuyết trình sau đó cho ngài Lafley và ban lãnh đạo, họ đã chú ý lắng nghe hơn, đặt nhiều câu hỏi hơn và đưa ra nhiều phản hồi tốt hơn.
Ngay cả với các công cụ truyền thông số và truyền thông xã hội, các nhân viễn vẫn thường phải nỗ lực rất nhiều để truyền tải ý tưởng của mình cho nhau, cho lãnh đạo và cho khách hàng. Đó là lý do tại sao các công ty như FedEx, Kimberly-Clark và Microsoft đang đào tạo đội ngũ nhân viên kể những câu chuyện liên quan như một cách để cải thiện truyền thông công sở.
Đó là một công cụ hữu dụng hơn bài thuyết trình Power Point. Nghệ thuật kể chuyện cũng có thể được sử dụng hàng ngày để giới thiệu ý tưởng tới một người hay một trăm người. Nhưng để có thể trở thành một người kể chuyện hay, bạn phải chuẩn bị hết sức kỹ lưỡng.
Hãy vượt ra khỏi những sự kiện và con số – những thứ vốn không dễ nhớ trong câu chuyện kể, Cliff Atkinson, cố vấn truyền thông tại Kensington và tác giả của cuốn “Quên đi những gạch đầu dòng”, chia sẻ.
Rất nhiều người trong kinh doanh nghĩ rằng dữ liệu nguyên bản có tính thuyết phục hơn cả. Nhưng khi bạn đang làm việc với nhân viên các phòng ban khác và các lĩnh vực khác, những người không hiểu làm thế nào mà bạn lấy được số liệu đó, thì bạn có thể nhanh chóng đánh mất họ.
“Bạn phải lùi lại và xỏ chân mình vào chiếc giầy của chính họ và đưa họ từng bước dạo quanh vấn đề,” Atkinson cho biết. “Điều đó đòi hỏi bạn phải chắt lọc những thông tin quan trọng nhất và lồng ghép chúng vào một câu chuyện có tính gắn kết.”
Hãy tìm cách để kết nối với người nghe về mặt cảm xúc, Atkinson nói thêm. Các nhà thần kinh học đã phát hiện ra rằng hầu hết các quyết định – bất kể khách hàng nhận ra hay không – đều xuất phát từ phản hồi cảm xúc. Chịu khó tìm tòi những sự kiện quan trọng trong cuộc sống của khách hàng hay chính cuộc sống của bạn mà bạn có thể dựa vào đó xây dựng câu chuyện hoặc sử dụng để củng cố luận điểm của mình.
Việc này có thể bao gồm cả việc giảm bớt các giai thoại về chuyện chăm sóc một thành viên gia đình bị ốm hoặc một câu chuyện đáng nhớ của khách hàng, Smith cho hay. Anh hiện là nhà đào tạo doanh nghiệp và tác giả của cuốn sách “Dẫn đầu với một câu chuyện: Chỉ dẫn cách xây dựng câu chuyện kinh doanh cuốn hút, thuyết phục và giàu cảm hứng.”
Cuốn sách của Smith đề cập tới một câu chuyện qua lời kể của một bà mẹ đơn thân tới P&G về những thứ cô ấy phải đánh đổi để có thể nuôi dưỡng đứa con. Trải nghiệm của cô ấy, hơn bất cứ thứ gì khác trong năm đó, đã thuyết phục P&G hạ thấp mức giá trong ngắn hạn.
Atkinson khuyên doanh nghiệp nên sắp xếp câu chuyện thành ba màn và bắt đầu bằng cách xây dựng bối cảnh. Bạn muốn để cho người đọc biết ai là nhân vật chính, đâu là bối cảnh câu chuyện và bạn muốn thể hiện điều gì qua câu chuyện. Bạn có thể mở đầu, chẳng hạn, bằng cách miêu tả một bộ phận đang liên tiếp không đạt mục tiêu doanh số.
Chuyển sang chuyện nhân vật chính – bạn hay công ty của bạn – chiến đấu như thế nào để giải quyết những mâu thuẫn tạo nên sự căng thẳng trong câu chuyện, Atkinson nói. Thành công có thể đòi hỏi nhân vật chính thực hiện những khoản đầu tư bổ sung hoặc theo một khoá đào tạo mới. Cung cấp những ví dụ và chi tiết trong thế giới thực mà có thể thu hút người nghe.
Phần kết nên khơi nguồn cảm hứng cho một hành đồng bởi bạn đang cho phép người nghe rút ra kết luận của chính họ về câu chuyện của bạn thay vì nói với họ phải làm gì. Đừng e ngại sử dụng nhưng thất bại của chính mình để hỗ trợ từng điểm trong câu chuyện.
Bất kể bạn làm gì, đừng mở đầu câu chuyện với một lời xin lỗi hay xin phép kể câu chuyện đó. Hãy tự tin rằng câu chuyện của bạn đủ phù hợp để kể và thể hiện ở đây. Sự tự tin và quyền hạn giúp “chào bán” ý tưởng tới khách hàng.
