Doanh nghiệp thường tốn không ít chi phí để tham gia các hội chợ du lịch ở nước ngoài nhưng không phải cứ đổ tiền vào các sự kiện lớn là sẽ gặp được khách hàng. Muốn kéo khách, cần phải có kế hoạch bài bản.
Khách tham quan Hội chợ ITE HCMC 2016. Ảnh: Đào Loan
Muốn thắng, phải chuẩn bị kỹ
Trong ngành du lịch, những hội chợ du lịch quốc tế như ITB Berlin ở Đức, ITB Asia ở Singapore, WTM ở Anh, ITE Hong Kong, CITM ở Trung Quốc, ATF ở khu vực ASEAN, JATA ở Nhật Bản hay Otdykh Leisure ở Moscow… là những nơi tập trung các khách hàng lớn mà doanh nghiệp nào cũng muốn kéo về. Tuy nhiên, doanh nghiệp Việt Nam không dễ có mặt tại những sự kiện này do kinh phí tham gia rất đắt đỏ.
Chi phí cho một gian hàng riêng lên đến tiền tỉ; còn nếu tham gia với cơ quan xúc tiến du lịch để có bàn làm việc tại gian hàng chung, hay thuê một gian hàng nhỏ vài mét vuông cùng vài dịch vụ cần thiết tại các hội chợ trong khu vực thì cũng phải tốn đến vài trăm triệu đồng. Do đó, tối ưu hóa khoản đầu tư cho hội chợ là vấn đề doanh nghiệp nào cũng quan tâm nhưng không phải ai cũng làm hiệu quả.
Trao đổi với TBKTSG, các doanh nghiệp cho biết càng chuẩn bị sớm, càng thu được kết quả cao, tốt nhất là nên chuẩn bị một năm trước khi hội chợ diễn ra. Mỗi hội chợ sẽ tập trung vào những thị trường khác nhau nên doanh nghiệp cần phải suy nghĩ kỹ trước khi lựa chọn tham gia, tránh bỏ tiền vào những sự kiện mà công ty không có thế mạnh hoặc không thể khai thác. Khi đã chọn được sự kiện muốn tham gia thì phải đăng ký ngay lập tức để được giảm giá gian hàng, đồng thời đăng ký tên doanh nghiệp, loại hình kinh doanh lên trang web của hội chợ để những khách hàng quan tâm có thể tìm thông tin hoặc đặt lịch hẹn trước.
Với kinh nghiệm của mình, ông Nguyễn Đức Quỳnh, Phó tổng giám đốc Furama Resort Đà Nẵng, cho biết khi đăng ký sớm, phí gian hàng có thể giảm từ 5-10% cùng với những lợi ích khác, như việc đặt lịch hẹn trước. “Theo tôi, việc chuẩn bị kỹ trước khi tham gia hội chợ sẽ quyết định 50% thành công”, ông nói. Ông cũng cho rằng những công ty mới đi hội chợ, chưa quen bạn hàng và thị trường thì nên chọn những hội chợ có đặt lịch hẹn trước cho đơn vị triển lãm, người bán.
Ông Nguyễn Minh Quyền, Trợ lý Tổng giám đốc Công ty Du lịch Bến Thành Tourist, người có hơn 20 năm kinh nghiệm tham gia hội chợ du lịch ở nước ngoài, cho biết cần phải chuẩn bị kỹ các ấn phẩm mang theo để tiết kiệm chi phí. Để hạn chế số lượng nhân viên phục vụ tại hội chợ cũng như giảm chi phí vận chuyển hành lý, cần thay những ấn phẩm nặng bằng những tập gấp mỏng, các CD-Rom hoặc thẻ nhớ USB có dung lượng đủ chứa tài liệu giới thiệu cho khách hàng. Điều này còn giúp giảm hao phí sức lao động cho nhân viên, để dành năng lượng làm việc hiệu quả hơn ở hội chợ. Mỗi công ty cũng cần phải tìm hiểu danh sách người mua sản phẩm tham gia hội chợ để biết được khách hàng mục tiêu là ai, họ cần gì, để chuẩn bị ấn phẩm, sản phẩm cho phù hợp.
Có doanh nhân sau nhiều lần đi hội chợ một mình đã chia sẻ “mẹo” làm sẵn một danh sách tên những dịch vụ, sản phẩm… Theo đó, khách hàng dễ dàng đánh dấu chọn dịch vụ mà họ quan tâm; còn mình thì đỡ mất thời gian ghi chép. Điều này cũng giúp cho việc tổng hợp, gửi lại sản phẩm phù hợp theo yêu cầu được dễ dàng hơn.
Ông Quyền cũng lưu ý những doanh nghiệp có ít tiền, còn ít kinh nghiệm nên cân nhắc kỹ việc chọn tham gia những sự kiện quá tầm của mình. Chẳng hạn, thay vì tham gia ITB Berlin với chi phí đắt đỏ thì có thể tham gia các hội chợ địa phương ở Frankfurt (Đức) hay một số hội chợ nhỏ hơn nhưng lại chuyên về phân khúc thị trường thích hợp với công ty. “Tôi vẫn đều đặn tìm được khách tại một hội chợ nhỏ, ít tốn kém, được tổ chức vào mùa xuân hàng năm ở Hà Lan”, ông cho biết.
Một điểm cần rút kinh nghiệm, theo nhiều doanh nhân khác, là có nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ là phải đến (hội chợ) để tìm hiểu đối tác cần gì rồi mới tính tới sản phẩm, nên ít xây dựng sản phẩm trước khi tham gia hội chợ. Điều này làm doanh nghiệp mất cơ hội bán hàng vì sẽ không có sản phẩm đáp ứng ngay khi khách nhắc đến.
“Chiến đấu” tại hội chợ
Bên cạnh sự chuẩn bị, việc bán hàng trực tiếp tại hội chợ và kết nối với đối tác sau sự kiện cũng quan trọng không kém.
Khi sự kiện diễn ra, nhân viên trực tiếp tác nghiệp (bán hàng) trở thành người quan trọng nhất. Trong rất nhiều trường hợp, những tình huống xấu hoặc không được như ý xảy ra. Chẳng hạn bàn làm việc bị xếp vào góc khuất, bị chắn; khách hàng đến chỉ để hỏi dài dòng; nhân viên thiếu thông tin trả lời; bị mất tài liệu…
Theo ông Quỳnh, những người trực tiếp tác chiến tại hội chợ cần tìm hiểu đối tác trước để biết khách cần gì; phải là người có kỹ năng giao tiếp, bán hàng và xử lý tình huống. Muốn vậy, họ phải được đào tạo kỹ lưỡng, thậm chí được tập dợt xử lý những tình huống giả định trước khi “lên đường”. Những việc như vậy buộc họ chủ động tìm kiếm thêm thông tin, kinh nghiệm để xử lý vấn đề.
Ông Quyền thì cho rằng người bán hàng phải nhanh nhạy, biết quan sát, ứng phó với tình huống, đi thẳng vào vấn đề để không bị mất thời gian gặp gỡ những khách hàng khác. Khi khách đã biết điểm đến Việt Nam thì không cần phải giới thiệu dài dòng mà hỏi khách có bán sản phẩm du lịch Việt Nam hay không để chào sản phẩm, dịch vụ mới…
Ông kể một câu chuyện vui là tại một kỳ hội chợ, sau khi quan sát thấy có một nhóm khách đi hết mấy bàn làm việc của doanh nghiệp Việt Nam chỉ để hỏi một câu: “Anh có tour giá tốt không?” rồi bỏ đi sau khi họ nhận được câu trả lời là: “Có”. Đến lượt mình, khi khách hỏi câu tương tự, ông trả lời: “Không. Tôi có dịch vụ tốt nhất”. Nhờ câu trả lời này mà đối tác chịu ngồi xuống làm việc và sau đó công ty có được hợp đồng hơn 900.000 đô la Mỹ.
Phó tổng giám đốc một công ty liên doanh du lịch tại quận 1, TPHCM lưu ý thêm rằng, doanh nghiệp nên để ý đến sơ đồ của hội chợ để không bị lỡ cơ hội gặp khách hàng. Chẳng hạn, tại hội chợ JATA ở Nhật Bản hồi tháng trước, phần trung tâm của khu vực dành cho các gian hàng, bàn làm việc của các điểm đến nước ngoài; còn vòng ngoài là của doanh nghiệp Nhật Bản. Doanh nghiệp phải biết mình cần gặp ai trước, họ ở gian hàng nào, vị trí nào để khi hội chợ vừa làm việc là đi thẳng đến chỗ đó gặp khách, không bị mất lượt bởi những đơn vị khác.
Cuối cùng, người đi hội chợ đừng quên việc tiếp tục kết nối với khách hàng đã gặp. Có thể nói, tuy đi hội chợ chỉ là một hay vài người nhưng đằng sau đó phải là một đội ngũ chuẩn bị sản phẩm thích hợp với từng kỳ hội chợ để nhanh chóng theo tiếp các chương trình đã bàn bạc với khách hàng hoặc đáp ứng ngay những yêu cầu đột xuất do nhân viên tại hội chợ yêu cầu.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp không chỉ tiếp tục gửi e-mail, gọi điện thoại chào hỏi hay gửi thêm chương trình với khách hàng đã gặp tại hội chợ mà còn kết nối qua mạng xã hội. Cách này nhanh, có thể kết nối tức thì để nhắc khách hàng nhớ đến.
