Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau như: hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, tiệc cuối năm, tiệc cưới… Mỗi 1 sự kiện có những yêu cầu, đặc trưng riêng, tuy nhiên, nếu muốn thành công, sự kiện cần phải được tiến hành tổ chức theo một quy trình nhất định. Vậy quy trình tổ chức sự kiện đó gồm những bước nào? Hãy tìm hiểu cùng WikiMarketing về Quy trình này nhé.
► Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên
Với bước đầu tiên này, người làm sự kiện sẽ tiếp nhận các thông tin yêu cầu từ khách hàng hoặc cấp trên (tổ chức sự kiện cho công ty mình) để có được những hình dung ban đầu về sự kiện:
- Loại hình sự kiện là gì?
- Lý do, thời gian tổ chức
- Đối tượng tham dự, số lượng người tham gia
- Mục tiêu truyền thông
- Các yêu cầu tổ chức…
► Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện
Sau khi đã có được những thông tin yêu cầu, team sự kiện sẽ tiến hành họp bàn lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho sự kiện. Ý tưởng chủ đạo được ví như “linh hồn của event”, ý tưởng này có thể do chính khách hàng/cấp trên đưa ra hoặc do chính nhóm làm sự kiện sáng tạo nên dựa trên các thông tin nền. Khi đã có được ý tưởng thì tiến hành lên chủ đề cho sự kiện: màu sắc chủ đạo, sử dụng hình ảnh nào, tổ chức những hoạt động gì… cho phù hợp với ý tưởng đó. Nếu như ý tưởng được xem là “linh hồn” thì chủ đề chính là “diện mạo” của sự kiện.
Để tạo ra được ý tưởng và chủ đề, bạn cần phải dựa vào thông điệp của sản phẩm, hành vi tiêu dùng – văn hoá của người tham gia, mục tiêu truyền thông của sự kiện…
► Lập kế hoạch tổ chức
- Địa điểm tổ chức
- Thời gian diễn ra sự kiện
- Thiết kế hình ảnh cho sự kiện: Backdrop, bandrol, standee, thư mời, vé mời…
- Nội dung chi tiết chương trình sự kiện. (Gồm những hoạt động gì, thời gian bao lâu, cần trang trí – chuẩn bị những dụng cụ gì…)
- Nhân lực thực hiện.
- Kế hoạch truyền thông
- Những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị phương án xử lý (Trời mưa, mất điện…)
- Cách thức đo lường hiệu quả
- Dự trù kinh phí (Sự kiện cho công ty), Báo giá (Sự kiện cho khách hàng).
► Thuyết trình kế hoạch
Sau khi đã hoàn thành bước lập kế hoạch, bạn phải thực hiện việc thuyết trình với khách hàng/cấp trên để họ hình dung được sự kiện sẽ được tổ chức như thế nào, mức độ khả thi ra sao, có nội dung gì cần chỉnh sửa,… Khi đã chỉnh sửa xong, nếu kế hoạch được thông qua thì team sự kiện bắt đầu tổ chức triển khai.
► Tổ chức triển khai
♦ Trước sự kiện:
- Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- Khảo sát địa điểm.
- Liên hệ các bên liên quan. (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…)
- Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
- Thực hiện truyền thông cho sự kiện.
- Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại.
- Dàn dựng – lắp đặt.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tổng duyệt chương trình…
Nhiệm vụ của người quản lý sự kiện là phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.
♦ Trong sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động thông qua hệ thống máy bộ đàm với các nhân viên hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng người tham dự lẫn khách hàng/công ty.
♦ Sau sự kiện
- Tiến hành thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm.
- Trao trả các thiết bị, vật dụng thuê mượn từ nhà cung cấp.
► Tổng kết, đánh giá và báo cáo
- Tính toán thù lao cho nhân sự của sự kiện, quyết toán chi phí cho các bên liên quan, các hạng mục chi phí phát sinh thêm bớt.
- Tổng kết những gì đã hoàn thành, chưa hoàn thành, đo lường hiệu quả: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người mua hàng (nếu có), phản hồi của người tham dự… Và rút kinh nghiệm để những lần tổ chức sự kiện sau được tốt hơn.
- Tổng kết công tác quảng cáo, truyền thông
- Làm báo cáo tổng kết gửi khách hàng/cấp trên.
