Nhiều năm làm trong nghề tổ chức động thổ, tổ chức khởi công, tổ chức khánh thành… cho nhiều khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, hôm nay tôi xin đúc kết và chia sẻ một số kinh nghiệm mà Thắng Việt Art & Event đã tích lũy được.
Trong tổ chức động thổ, khởi công, khánh thành, có 2 mảng công việc được người làm tổ chức sự kiện coi trọng:
– Thứ nhất là các phần cứng phục vụ cho sự kiện như trang thiết bị, dụng cụ tổ chức sự
– Thứ hai là các phần mềm: Bao gồm nội dung chương trình, con người, cách thức tổ chức
Phần cứng chiếm một vai trò quan trọng trong tổ chức khánh thành, khởi công, động thổ vì nó góp phần đến 60% cấu thành nên sự kiện. Đó có thể là các thiết bị như quầy kệ, lều bạt, bàn ghế, máy móc… cũng như công tác chuẩn bị mặt bằng, dụng cụ hậu cần…
Với kinh nghiệm nhiều năm cho thuê thiết bị hội thảo và thiết bị quảng cáo để phục vụ sự kiện, tôi khuyên các bạn làm Event nên cân nhắc lựa chọn những thiết bị tổ chức sự kiện từ các nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp, bao gồm cả việc hỗ trợ lắp đặt, vận hành các thiết bị đó. Một đội ngũ thi công, lắp đặt lành nghề sẽ giúp bạn an tâm để lo các công việc khác trong tổ chức Event thay vì dành thời gian để đôn đốc việc lắp đặt, set up. Một kinh nghiệm đáng nhớ của tôi trong việc cho thuê nhà lều để làm sự kiện ngoài trời là khi bão lớn làm bay căn nhà lều mới dựng mặc dù nó đã được xây dựng kiên cố và gia cố khá chắc chắn đề phòng gió lốc, rất may với kinh nghiệm xử lý sự cố của đội ngũ thi công, nhà lều đã được dựng lại kịp thời và phục vụ cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, an toàn. Bạn nhớ dặn nhà cung cấp mang tới sự kiện của bạn những thiết bị còn mới. Những tấm thảm đã xuống màu hay chiếc cột hoen gỉ làm cho Event của bạn mất đi sự trang trọng, thẩm mỹ.
Bạn cũng cần chú trọng công tác xử lý mặt bằng trước khi tổ chức sự kiện. Các lễ khánh thành, khởi công, động thổ thường được tổ chức ở nơi công trình sắp hoặc đang xây dựng, nên chắc chắn mặt bằng sẽ không được hoàn hảo như khi bạn tổ chức ở những nơi đã có sẵn tiện nghi trong thành phố. Nếu địa điểm tổ chức còn gập ghềnh, bị ngập nước hay bị lún, chúng ta cần tổ chức san lấp, ủi sơ, rải đá dăm, đá mi… hay trải pallet để đảm bảo khu vực tổ chức được bằng phẳng. Nếu không sẽ dẫn tới các sự cố như sàn bị mấp mô, lồi lõm hay khi xe ô tô lớn đi vào khu vực tổ chức thì bị lún đất.
Về công việc set up địa điểm, nên chú ý phân chia các khu vực cho phù hợp: chỗ nào là bãi đỗ xe, chỗ nào là nơi tổ chức, ở đâu diễn ra nghi lễ… Hướng ngồi cũng cần được cân nhắc để giúp khách mời có thể quan sát dễ dàng cả sân khấu lẫn chỗ thực hiện nghi thức.
Nếu trong chương trình có tiết mục đãi tiệc, cần bố trí việc set up bàn ghế sao cho có thể thay đổi một cách linh động. Chẳng hạn khi làm lễ thì bàn ghế bố trí dạng rạp hát, sau khi dẫn khách đi tham quan nhà xưởng trở về thì bàn ghế đã chuyển thành dạng set menu với bàn tròn để sẵn sàng cho việc đại tiệc. Hoặc là người tổ chức cũng có thể dựng một lều đãi tiệc ngay bên cạnh lều làm lễ để quan khách dời sang, nhiều chủ đầu tư còn thể hiện sự chu đáo hơn với quan khách bằng cách cho dựng thêm một dàn rạp sử dụng máy lạnh với các vách được bọc kín. Ở những địa điểm xa xôi, nhớ chuẩn bị máy phát điện dự phòng và nhà vệ sinh di động.
Nhiều chủ đầu tư coi mưa trong lễ khánh thành, khởi công, động thổ… là một điềm lành đem lại nhiều may mắn và tiền bạc cho họ, nhiều người có chọn làm sự kiện vào mùa mưa để có được điềm lành này, tuy nhiên người tổ chức sẽ vất vả hơn khi phải xoay sở tổ chức sự kiện dưới mưa. Khi tổ chức khánh thành, động thổ, khởi công… trong mùa mưa thì người tổ chức sự kiện cần có các phương án phòng bị tốt để tránh bị mưa bão làm ảnh hưởng đến công tác tổ chức.
Về phần mềm, như đã nói ở trên, có 3 vấn đề quan trọng nhất mà người làm event cần lưu ý là: Kịch bản chương trình, con người và cách thức tổ chức.
Các nghi thức điểm nhấn thường được sử dụng trong khởi công, động thổ, khánh thành… với sự tham gia của các khách mời danh dự là: nghi thức xúc đất (thường dùng cho động thổ), bấm còi báo hiệu hiệu lệnh khởi công, thả bóng bay, cắt băng khánh thành trong tổ chức khánh thành.. Người làm sự kiện nên chú ý một số quy tắc mà dân trong nghề thường truyền tai nhau, ví dụ khi thực hiện các nghi thức thì các khách VIP được mời lên thường với số lượng 5, 6, 8, 9, 10 hay 12, người ta thường kỵ mời 4 hay 7 người, nhất là người Hoa, vì phát âm số 4 (tứ) nghe gần giống chữ “tử” (chết) hay số 7 nghe như chữ “thất” trong “thất bại”. Một số khách hàng có những phong tục khá đặc trưng, như khách hàng Đài Loan thường đi tới địa điểm đóng móng để làm nghi thức. Tại đây chủ đầu tư đóng các cột móng rồi gởi bao lì xì cho những người đi theo. Một số khách hàng thì muốn có đoàn trống lân đi quanh nhà xưởng của mình.
Nên chú ý bố trí thời gian cho hợp lý, nhất là đối với các địa điểm tổ chức xa trung tâm. Nên tập trung khách tại các xe đưa rước và rước khách đến địa điểm tổ chức, lúc này, cần dự trù thời gian di chuyển, cũng như những sự cố có thể xảy đến khi di chuyển như xe bị sự cố hay kẹt xe để sắp xếp thời gian tổ chức cho phù hợp. Đối với các khách đến sớm, rất có thể họ phải chờ đợi một thời gian dài trước sự kiện, nên bố trí nhà chờ và có tea break phục vụ quan khách.
Một phần thường không thể thiếu trong các sự kiện khởi công, động thổ, khánh thành ở châu Á, đó là nghi lễ thờ cúng. Thông thường các công ty tổ chức khởi công, động thổ… thường thuê thầy địa lý coi ngày giờ để tổ chức sự kiện, và họ cũng thường kiêm luôn việc cúng và làm các nghi thức liên quan đến tâm linh cho lễ này. Thông thường nhà tổ chức sự kiện thường giúp các công ty này mua sắm nghi lễ thờ cúng, thường là heo quay, muối, gạo, trái cây… Một số khách hàng kỹ tính thậm chí còn không bỏ qua chuyện đo đạc các khoảng cách từ đài cúng đến bàn cúng, từ hộp cát đến chỗ xúc cát.. bằng thước Lỗ Ban sao cho các khoảng cách này rơi vào các “chữ tốt”, người làm Event cần chú ý điều này để làm vừa lòng khách hàng.
Về con người, nhìn chung nên có một đội ngũ nhân sự đã thành thạo với việc tổ chức các sự kiện khởi công, động thổ, khánh thành… như vậy sẽ đỡ gặp bỡ ngỡ trong quá trình chạy Event. Sự phối hợp từ phía khách hàng cũng rất quan trọng, người tổ chức Event cần phân định những công việc hai bên cần chịu trách nhiệm. Chẳng hạn khách hàng cần cung cấp danh sách khách mời, xác nhận sự có mặt của các khách VIP và các quan chức, hỗ trợ đón khách và nhận diện khách tham dự…
