Đối với các công ty nhỏ không có ngân quỹ tiếp thị dư giả, thì việc thực hiện những chiến dịch PR (quan hệ công chúng) luôn là phương thức hiệu quả cả về mặt tài chính lẫn việc khai phá thị trường cũng như việc quảng bá thương hiệu của công ty.
Song hầu như có rất ít các chủ doanh nghiệp biết cách làm thế nào để tiếp cận giới truyền thông, cần phải quan tâm tới điều gì để nhấn mạnh các hoạt động kinh doanh hiện tại và liệu có cần tới một công ty dịch vụ PR hay không. Georgette Pascale, Chủ tịch hãng Pascale Communications, một công ty nổi tiếng chuyên về tư vấn truyền thông, đã có những lời khuyên về PR dành cho những công ty nhỏ.
Muốn quá nhiều
Theo Georgette Pascale, vấn đề chính đối với các công ty nhỏ định thực hiện PR là muốn quá nhiều. Họ muốn hoạt động kinh doanh của mình xuất hiện trên tờ The New York Times hay trên những chương trình truyền hình nổi tiếng.
Georgette Pascale khuyên rằng các chủ doanh nghiệp nhỏ cần hiểu rõ mục đích của mình và các khách hàng. Ông cho biết: “Tôi cũng có một công ty nhỏ với 12 nhân viên, và tôi hiểu rằng, giống như tôi, các công ty nhỏ khác thường không có đủ ngân quỹ để thực hiện những việc như vậy”.
Sự khác biệt giữa PR và quảng cáo
Trong quảng cáo, bạn bỏ tiền ra để truyền tải những thông điệp mà bạn mong muốn và có thể kiểm soát được tới công chúng. Còn PR đồng nghĩa với việc đăng tải các câu chuyện viết về công ty bạn trên báo chí, sách, truyền hình và các phương tiện truyền thông khác.
PR là một thông điệp mang tính thông tin về công ty bạn, nhưng bạn không hoàn toàn kiểm soát được nội dung của nó.
Các công ty nhỏ nên suy nghĩ đến việc bổ sung thêm thêm PR vào kế hoạch tiếp thị
Các khách hàng trên thị trường ngày càng uyên thâm hơn. Họ đón nhận rất nhiều quảng cáo khác nhau trong một ngày. Georgette Pascale cho biết các công ty mới trung bình mỗi ngày tung ra hàng nghìn quảng cáo và hầu như không nhận được những phản hồi đáng kể nào cả.
Nhưng khi các khách hàng đọc những bài viết trên báo chí, họ sẽ đón nhận thông tin nghiêm túc hơn các quảng cáo thông thường, đặc biệt là khi công ty bạn được các bên khách quan thứ ba – một cựu khách hàng hay một chuyên gia có uy tín – bình luận tích cực trong bài viết về công ty.
Điều này sẽ đem lại cho bạn sự tín nhiệm. Mọi thứ sẽ tuyệt vời khi các thông tin quảng bá không trực tiếp xuất phát từ bạn và bạn không phải trả tiền. Bạn có thể chỉ phải trả vài trăm USD mỗi tháng cho một công ty PR nhưng sẽ hoàn khác biệt so với mức chi phí 150.000 USD cho việc quảng cáo trên tờ New York Times.
Tự mình thực hiện chiến dịch PR
Theo Georgette Pascale, các công ty nhỏ nên suy nghĩ đến PR khi những lời giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn trong cộng đồng người tiêu thụ có chiều hướng dần phai nhạt. Bạn rất có thể sẽ nhận được sự chú ý của công luận trên các phương tiện truyền thông khi khởi sự kinh doanh, nhưng những khách hàng đầu tiên của bạn lại đến từ lời giới thiệu của bạn bè, người thân, hay đồng nghiệp.
Nhưng rồi cuối cùng phương pháp này không phải là nguồn vô tận tạo ra các khách hàng, và bạn sẽ cần đến những cách thức mới để thu hút các khách hàng mới.
Các chủ doanh nghiệp có thể tự mình nghĩ ra một vài thông điệp PR riêng cho từng phương tiện truyền thông để giới thiệu về công ty hay thông qua một vài cá nhân giàu kinh nghiệm và kiến thức trong lĩnh vực PR.
Thông thường, theo cách thức này, bạn sẽ nhận được những kết quả tốt hơn bởi vì những cá nhân giàu kinh nghiệm biết cách tiếp cận với giới truyền thông và đưa ra những thông điệp PR mang tín hiệu quả cao hơn. Việc liên hệ với những công ty PR lớn là hoàn toàn không cần thiết vì cách làm đó sẽ khiến bạn mất đi một khoản chi phí kha khá.
Bắt đầu một chiến dịch PR theo kiểu du kích (guerrilla PR)
Bạn có thể bắt đầu một chiến dịch PR bằng cách gửi đi các bài viết giới thiệu những thành công và tính năng đặc biệt, hấp dẫn của sản phẩm/dịch vụ do công ty bạn cung cấp, đến những tờ báo, đài truyền hình ở địa phương. Và sau khi đã tiếp cận được các chủ bút và nhà báo, bạn cần nhấn mạnh sự khác biệt trong sản phẩm/dịch vụ của bạn với các đối thủ cạnh tranh ở địa phương.
Khi đã có được sự chú ý của công chúng trong địa phương, bước tiếp theo là tiếp cận các phương tiện truyền thông ở các khu vực lân cận – vì đây chắc chẵn sẽ có nhiều các khách hàng tiềm năng đối với các sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Mức độ tín nhiệm của công ty bạn sẽ được nhân bằng cấp số nhân nếu có nhiều bài đăng trên các tờ báo, tạp chí khác nhau. Và càng nhiều bài báo viết về bạn, cơ hội để bạn đến với truyền thanh, truyền hình, Internet, thậm chí ở các mục tin tức trực tuyến sẽ nhanh hơn. Điều đó cũng có nghĩa cơ hội để thông tin đến với các khách hàng tiềm năng của bạn sẽ nhiều hơn.
Xây dựng danh sách các phương tiện truyền thông hữu ích
Các chủ doanh nghiệp nhỏ cần tập hợp các bản bố cáo thành lập công ty, các bản viết vắn tắt về quá trình hình thành và phát triển của công ty và một vài thông tin khác về tình hình hoạt động kinh doanh. Hãy thiết kế chúng dưới dạng điện tử có in hình logo của công ty, sau đó gửi qua email tới các phương tiện truyền thông mà bạn muốn hướng tới.
Bạn có thể tìm được các thông tin có tính chất cá nhân bằng việc vào các trang web của các phương tiện truyền thông và xác định xem ai là người phụ trách chuyên mục thông tin về ngành sản xuất của bạn hay ai là người phụ trách lĩnh vực các công ty nhỏ. Sau đó bạn có thể chuyển thẳng những thông tin về công ty của bạn tới địa chỉ email của họ.
Nếu bạn không tìm thấy thông tin về địa chỉ email từ các trang web này, đừng ngần ngại gọi điện đến trụ sở của báo, đài và hỏi cụ thể hơn những thông tin cần thiết.
Quan tâm tới các phương tiện truyền thông chuyên ngành
Suy cho cùng, mọi cái đích mà bạn hướng tới đều có mục tiêu chung là giúp bạn xác định chính xác khách hàng của bạn là ai và đặc điểm của họ như thế nào. Một trong những công cụ PR mà bạn không thể bỏ qua, đó là các phương tiện truyền thông chuyên ngành.
Nếu các khách hàng của bạn là các công ty, cá nhân kinh doanh bảo hiểm, họ sẽ đọc những thư giới thiệu, các tờ báo, tạp chí và trang web được tài trợ bởi những tập đoàn thương mại lớn trong ngành bảo hiểm.
Những phương tiên truyền thông chuyên ngành cũng giống như các viên ngọc quý có kích cỡ nhỏ khiến rất nhiều người bỏ qua, nhưng trên thực tế chúng có sức mạnh vô cùng to lớn nếu bạn biết tận dụng.
Cấu trúc thích hợp của các thông tin quảng bá về công ty
Georgette Pascale khuyên rằng, trước khi đặt bút viết bất cứ điều gì, hãy đặt mình vào vị trí của người đọc xem họ có muốn đọc nó hay không? Nó có hấp dẫn không? Nó có thu hút sự chú ý không? Có tạo ra bầu không khí vui vẻ không? Có thể hiện tính độc đáo không?
Chỉ nên đưa những thông tin giá trị nhất về công ty bạn lên mặt báo và ở một chừng mực nhất định, vừa đủ để người đọc có thể nhận ra và hiểu. Đừng nhồi nhét vào đó quá nhiều các thông tin không cần thiết vì nó sẽ làm nhiễu khả năng nhìn nhận và đánh giá của người đọc.
Và một nguyên tắc bạn cần phải quan tâm là bất cứ thông tin PR nào được gửi đi phải đến đúng chủ bút hay các nhà báo thích hợp. Bạn cũng nên quan tâm tới những nội dụng gì mà họ thường xuyên đề cập tới.
Công việc này không có gì quá khó khăn bởi những lợi ích do sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ Internet mang lại.Bạn hoàn toàn có thể đọc các bài báo mà họ đã viết trước đây. Đồng thời, hãy tự hỏi bản thân: Liệu thông điệp mà bạn đưa ra có thực sự thu hút sự quan tấm và chú ý của các khách hàng mà bạn hướng tới hay không?
Một ý tưởng khác trong PR, đó là bạn có thể đánh bóng bản thân bằng cách sử dụng một tay bút có nghề trong ngành báo chí hoặc một chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh của bạn. Đặc biệt với giới truyền thông kinh doanh, họ luôn tìm kiếm những nội dung thông tin miễn phí từ các chuyên gia thực thụ.
Sự chuyên môn của bạn trong lĩnh vực kinh doanh nào đó cộng với khả năng viết sẽ là một điều tuyệt vời, nếu không bạn có thể thuê một nhà báo chuyên nghiệp viết giúp bạn những ý tưởng hữu ích, đó chính là một công thức hiệu quả giúp tên tuổi của bạn và công ty nhanh chóng có mặt trên các báo chí và các phương tiện truyền thông khác.
Cuối cùng, nếu bạn có một niềm đam mê mãnh liệt với hoạt động kinh doanh, hãy biết cách thể hiện nó trong các thông điệp hay chiến dịch PR để tăng tính hấp dẫn và hiệu quả của chúng.
