Người phát ngôn là người đại diện cho tiếng nói của doanh nghiệp. Bạn sẽ là một chiếc cầu nối giữa doanh nghiệp với các cơ quan thông tần báo chí. Luôn sẵn sàng cho các cuộc hẹn với báo giới và chuẩn bị trước cho các tình huống để đưa ra những lời bình luận, trả lời những câu hỏi phỏng vấn của họ.
Luôn nắm trước mục đích của mỗi lần tiếp xúc với các nhà báo: để thông báo, thúc đẩy, thuyết phục họ về một vấn đề nào đó? Mục đích cuối cùng của công tác PR là hoàn thiện hình ảnh của doanh nghiệp trước công chúng. Nên nhớ rằng, các nhà báo cần có một bài báo có nội dung, có chiều sâu chứ không phải là một bài quảng cáo bán hàng. Vì vậy, cách tốt nhất cho doanh nghiệp là đóng góp một phần vào một câu chuyện viết lách hoặc quan tâm đến đề tài, lĩnh vực nào.
Cần tìm hiểu tại sao một nhà báo muốn nói chuyền với bạn. Điều này cũng có nghĩa là bạn phải tìm hiểu những công việc trước đây của nhà báo đó để xác định xem anh ta/cô ta có thiên hướng nào trong chuyện viết lách hoặc quan tâm đến đề tài, lĩnh vực nào.
Chắc chắn rằng bạn có khả năng tóm tắt tất cả những điều mình muốn nói trong vòng tối đa một phút. Nếu bạn không thể làm đuợc điều này, tin tức do bạn đưa ra có thể quá phức tạp hoặc có phạm vi đề cập quá rộng.
Phải tỏ ra hoàn toàn có sự quan tâm, hứng thú và tin tưởng đối với đề tài mà bạn muốn nói. Nếu không tạo được niềm cảm hứng và tin tưởng cho bản thân mình thì bạn sẽ khó có thể làm điều đó cho người khác.
Phải hiểu được nhiều yếu tố bên trong cũng như bên ngoài của đề tài mà bạn đang đề cập đến. Nên phác thảo trước những thông tin cần cung cấp cho báo chí như các số liệu thống kê, các kết quả nghiên cứu hay các bằng chứng. Các thông tin này phải đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy. Bạn cũng nên đưa vào những thông tin mang tính đối lập và tìm cách làm phủ nhận những thông tin này.
Không bao giờ nói rõ những điều mà bạn không chắc chắn tuyệt đối 100%. Thay vào đó, nếu bạn không có một câu trả lời cụ thể và rõ ràng, hãy nói với các nhà báo rằng bạn sẽ trả lời cho họ sau hoặc chỉ cho họ tìm gặp người có thể đưa ra câu trả lời chính xác.
Luôn chuẩn bị tinh thần để trả lời những câu hỏi khó. Ngoài những câu xã giao mang tính cá nhân, đa phần các câu hỏi phỏng vấn về doanh nghiệp không phải là những câu hỏi dễ trả lời.
Ba thông điệp hàng đầu mà bạn muốn gửi đến cho báo chí phải được thể hiện một cách tích cực, có tính xây dựng, không mang tính phòng thủ, và phải thật cô đọng, xúc tích. Tránh dùng quá nhiều từ chuyên môn, gây khó hiểu. Trong lúc nói chuyện, nên dùng tên của công ty khi đề cập đến công ty và tuyệt đối tránh dùng các đại từ thay thế như “nó”, “chúng”.
Cuối cùng, cần phải thực tập trước khi tiếp xúc với các nhà báo. Hãy tập dượt nhiều lần việc trả lời các câu hỏi, trình bày các lời tuyên bố, phát biểu của doanh nghiệp theo cách nói lớn và rõ ràng.
