Nhiều công ty thích lựa chọn những Agency có tên tuổi và có nhiều năm kinh nghiệm cho an toàn vì họ nghĩ một Agency đã từng thực hiện nhiều Event lớn cho khách hàng nổi tiếng thì không thể tầm thường. Nhiều công ty, do ngân sách có hạn, đành phải chọn những Agency kém nổi tiếng hơn nhưng chi phí phải chăng hơn, và ngồi hy vọng giá cả sẽ không đi đôi với chất lượng.
Bất kỳ lựa chọn nào cũng có những rủi ro của nó mà những người ngoài ngành Event ít người biết được. Một Event Agency có 10 năm kinh nghiệm hay có một tên tuổi vững chắc trên thị trường chưa chắc đã mang lại cho bạn một Event vừa ý. Một Marketing Director từng ngậm ngùi chia sẻ: “Tôi đánh giá rất cao năng lực của họ (Event Agency) và quyết định trao Event của mình cho họ thực hiện nhưng cuối cùng do có quá nhiều sự kiện cần làm một lúc, họ đành giao cho một cậu nhân viên mới có vài tháng kinh nghiệm chịu trách nhiệm chính, và kết quả Event đó bị đổ bể rất nhiều do sự non tay của cậu ta”.
Như bạn đã biết, giống như trong một tiệm cắt tóc có rất nhiều thợ và người khách hàng khi đến tiệm thường yêu cầu người thợ hợp gu nhất cắt cho mình để đảm bảo sự vừa ý toàn phần, một ê kíp làm Event, nhất là ở công ty lớn, có rất nhiều người phụ trách những dự án khác nhau mà đôi khi có người này làm rất tốt sự kiện nào đó mà bạn biết, nhưng đến sự kiện của bạn lại do một người khác tổ chức cho nên mọi thứ không hoàn toàn giống nhau, chưa kể là nhiều công ty còn phân chia dự án cho từng người phụ trách tùy theo mức độ ưu tiên dành cho khách hàng, khách hàng nào quan trọng thì mới đưa cho người giàu kinh nghiệm thực hiện. Thêm vào đó, sự thay đổi nhân sự diễn ra liên tục ở các Agency, có thể năm nay người này làm Event Manager nhưng qua năm sau lại là người khác nên không có gì đảm bảo là chất lượng tổ chức Event của họ đồng nhất.
Vấn đề giá cả cũng tương tự như vậy, nếu may mắn, bạn sẽ chọn được một Agency chào giá cả hợp lý nhưng chất lượng rất cạnh tranh, không thua kém gì các Agency lớn khác. Nhưng nếu không may, bạn sẽ gặp phải tình cảnh “tiền nào của nấy”, phải đánh đổi việc tiết kiệm chi phí cho một chất lượng cũng hết sức trời ơi.
Nếu có kinh nghiệm nhìn nhận Event Agency tốt, bạn sẽ hạn chế tối thiểu các sai lầm đó và có được một Event như ý muốn với sự tương quan hợp lý về chất lượng – giá cả. Thông thường, một khách hàng tinh ý sẽ nhận biết năng lực của Agency thông qua một số thông tin cũng như câu hỏi xoáy sâu vào một số điểm chủ chốt như sau:
– Ai là người tổ chức Event cho bạn: Agency có thể nổi tiếng, có thể còn non trẻ, “bộ sậu” lãnh đạo có thể hùng hậu cũng có thể chưa có danh tiếng gì đáng kể, nhưng quan trọng nhất, ai là người thiết kế ý tưởng, tổ chức Event đó cho bạn. Hãy dò hỏi xem Event Manager của bạn tuổi đời, tuổi nghề như thế nào, đã làm qua những công ty nào, ít nhất những thông tin này cũng giúp bạn có những đánh giá ban đầu về năng lực của họ dù chưa chính xác hoàn toàn. Hãy yêu cầu Agency cho bạn gặp Event Manager tại buổi Present kế hoạch tổ chức sự kiện để bạn khai thác thêm thông tin về họ thông qua những câu hỏi dường như vu vơ mang tính chất xã giao. Việc này cũng giúp bạn nắm bắt được tính cách của họ: điềm tĩnh, cẩn thận, tỉ mỉ hay đại khái, cẩu thả, thành thực hay chỉ phóng đại kiến thức, khả năng của mình và công ty.
– Họ đã làm điều đó như thế nào: Thông thường các Agency sẽ phô trương những Event lớn nhất của công ty mình đã từng làm cho những tên tuổi, thương hiệu lớn, và đa phần các khách hàng lấy đây là thước đo để đánh giá khả năng và kinh nghiệm của Agency. Nhưng họ lại thường quên tự hỏi là Event đó liệu đã thành công thực sự hay cũng có những cú “bể show” làm khách hàng giận tím mặt, điều này thì chỉ những người có mặt tại Event đó mới rõ hơn cả. Lại nữa, nhiều khách hàng có xu hướng chọn những Agency có kinh nghiệm tương tự, chẳng hạn một nhãn hàng mỹ phẩm sẽ ưu tiên cho các Agency từng tổ chức sự kiện cho ít nhất một nhãn hàng mỹ phẩm nào đó, một công ty muốn tổ chức seminar liên tỉnh sẽ thấy an tâm hơn nếu giao loạt seminar liên tỉnh của mình cho họ tổ chức. Kinh nghiệm sẽ giúp Agency hiểu trước đường đi nước bước và hạn chế các sai lầm do sự thiếu kinh nghiệm gây ra, đây cũng là một ý tưởng đáng tham khảo trong việc xem xét năng lực Agency, tuy nhiên cũng cần cân nhắc vì một lần mắc sai lầm trong thực hiện cũng chưa chắc những lần sau sẽ làm tốt hơn.
– Ý tưởng liệu có khả thi: Thông thường các công ty thường muốn Event của mình có ít nhất vài điểm nhấn, vài ý tưởng đột phá, gây ấn tượng cho đáng “đồng tiền bát gạo”. Vì vậy họ dành điểm cộng cho những Agency đem đến những ý tưởng tổ chức độc đáo. Tuy vậy, thực tế đã cho thấy nhiều ý tưởng hào nhoáng đã biến thành hiện thực một cách đáng thất vọng hơn người ta trông đợi. Chẳng hạn như khi present, Agency dự định sẽ kéo dây cho quả cầu khổng lồ trên sân khấu bung ra làm những trái bóng bay bay lên, tuy nhiên trong thực tế, dây kéo bị trục trặc làm cho quả cầu không tung ra được, đó là khâu triển khai thực hiện của Agency không tốt. Do đó, nên chọn những ý tưởng bạn cho là an toàn, dễ thực hiện hơn là chấp nhận những ý tưởng quá bay bổng, đôi khi có chút “ngông” nếu như bạn không muốn làm “chuột bạch” cho Agency thể nghiệm ý tưởng sáng tạo của họ.
– Tìm hiểu thêm về cách xử lý tình huống của Agency: Người làm Event giỏi cần phải là người ứng phó tốt với mọi tình huống không mong đợi xảy đến. Bạn hãy đề nghị người đến từ Agency chia sẻ thêm về một số tình huống khó khăn mà họ đã gặp phải trong quá trình tổ chức Event và cách họ đã vượt qua nó. Một Agency nhiều kinh nghiệm và khó khả năng xoay sở tốt sẽ cung cấp cho bạn nhiều trải nghiệm thú vị.
– Báo giá cũng có thể nói lên nhiều điều: Một báo giá có tổng chi phí thấp không phải là lựa chọn khôn ngoan, mà một báo giá có mức giá hợp lý mới nên là lựa chọn hàng đầu của bạn. Một báo giá chi tiết, lường trước cả những tình huống mà nhiều người không nghĩ đến thể hiện sự chu đáo của Agency, còn một báo giá sơ sài nói lên sự bất cẩn, không chuyên nghiệp hoặc thiếu chuyên nghiệp của Agency đó. Giá cao hay giá thấp còn phụ thuộc vào “đẳng cấp” của Agency đó nữa, đôi khi bạn phải chấp nhận giá cao vì thương hiệu của Agency để đổi lấy sự an tâm. Tuy nhiên, cũng cần biết sơ qua một vài “chiêu” của Agency để làm cho báo giá của mình thêm phần thuyết phục: thông thường Agency sẽ để mức giá phải chăng cho những hạng mục mà bất cứ ai cũng có thể áng chừng giá được, chẳng hạn như cung cấp PG, hoa tươi…, tuy nhiên họ sẽ để mức giá tương đối vô chừng cho những hạng mục khó kiểm định về giá thành như dàn dựng, thi công… Như vậy khách hàng nhìn vào sẽ thấy báo giá của Agency rất phải chăng nhưng không hề biết rằng họ lời nhiều là ở những khoản khách hàng không am hiểu nhiều. Như vậy bạn cần phải xem xét kỹ để có thể đánh giá mức giá của một Agency có phải chăng hay không.
