Nội Dung Chính
Đối với các Doanh nghiệp ở nước ngoài, bản đề nghị kinh doanh được xem như là một vũ khí tối thượng có thể giúp gặt hái được thành công.
Tuy nhiên nhiều Doanh nghiệp trong nước vẫn ít dùng đến. Có thể do họ chưa hề biết về nó vì chẳng có ai dạy về cái gọi là “bản đề nghị kinh doanh” trong các trường Đại học, cũng có thể là do thói quen ít sử dụng.
Lâu nay, để thiết lập mối quan hệ làm ăn với một khách hàng, các Doanh nghiệp Việt Nam, thường chỉ gửi tới khách một thư chào giá, đính kèm theo là các catalog, tờ rơi quảng cáo,… Những Doanh nghiệp hoạt động bài bản hơn thì sẽ gửi kèm theo hồ sơ năng lực nhưng đôi khi dày cộm với rất nhiều thông số, tài liệu. Kết quả của cách làm đó thường là hiếm có trường hợp thành công.
Bản đề nghị kinh doanh là gì?
Có thể chia bản đề nghị kinh doanh làm 2 loại chính: loại dùng trong nội bộ và loại dùng đối ngoại.
Loại dùng trong nội bộ là những đề xuất của các bộ phận chức năng nhằm trình lên Ban quản trị, Ban Giám Đốc về những mô hình, sản phẫm, những cơ hội làm ăn… mà họ cho là tốt cho Doanh nghiệp.
Trong bài này tôi muốn nhấn mạnh đến loại đề nghị kinh doanh dùng cho đối ngoại. Loại này có nhiều dạng với các mục đích khác nhau, như dùng thiết lập mối quan hệ làm ăn nhằm bán hàng, mua hàng, gia công…; dùng tìm kiếm đối tác chiến lược; kiếm vốn đầu tư; nhằm liên kết hợp tác; nhằm khởi nghiệp; hoặc những mục đích khác…
Do mục đích của các bản gọi là đề nghị kinh doanh khác nhau, nên bố cục, dàn bài và mục tiêu cũng sẽ khác nhau. Nhưng tựu trung, chúng là một loại tài liệu tiếp thị của Doanh nghiệp để gửi đến khách hàng cụ thể nhằm đạt được mục đích cụ thể.
Bốn phần nội dung của một bản Đề nghị kinh doanh
1. Phần tóm tắt
Đây là phần tối quan trọng, được khách hàng đọc đầu tiên nhưng lại được viết sau cùng.
Tại sao tối quan trọng? Bởi vì người xem nó thường là các vị Chủ tịch hay CEO của Doanh nghiệp, những người thường rất ít thời gian để “nhâm nhi” câu chữ. Họ chỉ xem lướt các ý chính và đánh giá là có cần thiết phải xem tài liệu hay không. Nếu cho là cần thiết, họ sẽ chuyển xuống các cấp dưới để xem kỹ và báo cáo lại. Còn nếu thấy không cần, họ sẽ cho thùng rác. Trường hợp không có phần tóm tắt, họ sẽ lướt sơ và rất dễ thấy là chẳng có gì đáng giá.
Thực tế là các Doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm thường thích đưa vào phần này những thứ mà người ta chẳng mấy quan tâm. Lấy thí dụ, một Doanh nghiệp muốn tìm nhà đầu tư vào sản phẩm cà phê organic của mình, họ thường nhấn mạnh về những thứ liên quan đến cà phê hay tới “tính organic”… Nhưng một Ông chủ tịch của một quỹ đầu tư thì chẳng quan tâm đến cà phê, rau, phân bón, hay một sản phẩm nào cụ thể cả.
Cái mà ông ta quan tâm là sự sinh lợi và rủi ro. Vậy thì, một bản tóm tắt nêu được ý đây là một đề nghị kinh doanh sinh lợi cao, rủi ro ít sẽ gây được chú ý. Dĩ nhiên là tiếp theo đó Ông ta sẽ thắc mắc làm cái gì và tại sao?
Thông thường phần tóm tắt có các phần chính:
- Mục tiêu: Hãy nêu ra những mục tiêu tài chính và phi tài chính mà dự án nhắm đến (doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, hiệu quả sản xuất…). Thí dụ: “Bản đề nghị kinh doanh này được lập ra với mục tiêu mang lại một tỷ lệ ROE lên đến %…”
- Nhiệm vụ: Những hình ảnh mà công ty muốn tạo ra đối với khách hàng, những giá trị mà dịch vụ/sản phẩm của công ty sẽ mang lại cho khách hàng, những cam kết mà công ty sẽ thực hiện…
- Yếu tố thành công: Hãy nêu những điều khác biệt mà công ty sẽ đem lại so với các đối thủ cạnh tranh, những yếu tố nhằm đảm bảo mục tiêu đưa ra sẽ đạt được.
Những thành tích mà Công ty đã có được trong quá khứ như các giấy chứng nhận, các bằng khen…
2. Phần trình bày chính
Phần này phải giới thiệu được:
- Ta là ai, có những ưu thế, đặc điễm, lợi thế gì.
- Vấn đề đề nghị là gì; thị trường ra sao, cơ hội bao lớn; tính khả thi, mô hình kinh doanh ra sao,…
- Những lợi ích kỳ vọng đạt được.
- Giải pháp mang lại.
Để có thể làm tốt được phần này, người viết phải hiểu biết người đọc là ai và đứng trên góc nhìn của họ: tại sao họ phải quan tâm với bản đề nghị kinh doanh này, việc làm ăn này sẽ mang tới cho họ điều gì, có khó khăn ( pain) nào khiến họ quan tâm, có mong muốn (gain) nào họ muốn đạt được, và những giải pháp mà bản đề nghị mang lại có làm được các điều đó hay không. Nếu bản đề nghị kinh doanh đáp ứng được những điều này thì khả năng thành công sẽ không nhỏ.
3. Phần đề nghị
Đây cũng là một trong những phần quan trọng. Hãy cho người đọc biết rằng chúng ta mang tới cho họ một đề nghị hấp dẫn trên cơ sở win-win. Đừng tự hạ mình và cũng đừng quá đề cao mình. Càng cụ thể và mang tính khả thi càng tốt, thí dụ: “Nếu các Ông đầu tư vào 10 tỷ các Ông sẽ chiếm 40% cổ phần” hay “Nếu chúng tôi trở thành nhà phân phối, trong vòng một năm chúng tôi sẽ phát triển ít nhất 50 điểm bán,…”. Đừng bao giờ vẽ ra những viễn cảnh không khả thi và cũng đừng cam kết những gì không có cơ sở thực hiện. Hãy cho họ thấy sự trung thực vì khởi đầu của một giao kết làm ăn chính là niềm tin
4. Phần phụ lục
Do những phần trên, thường được viết ngắn gọn, nên trong phần cuối cùng này, các phép tính, biểu đồ,… sẽ được đính kèm ở phần cuối cùng cho những người muốn xem kỹ các số liệu.
5 bước để viết một bản Đề nghị kinh doanh
Bước 1: Phân tích khách hàng
Tại bước này chúng ta tìm hiểu rõ đối tượng mà chúng ta muốn đề nghị làm ăn. Như đã cần biết họ có khó khăn gì, kỳ vọng điều gì,triết lý của họ như thế nào, tiểu sử họ ra sao. Cần biết tiểu sử là vì nếu người đọc bản đề nghị của chúng ta là Ông B từng làm ở Công X nào đó, thì những gì mà ta đề cập nếu có liên quan đến công ty X và được nêu một cách chính xác, thì chắc hẳn Ông ấy sẽ tin chúng ta. Hơn nữa, việc biết rõ một người có kiến thức như thế nào, tầm nhìn ra sao, sẽ giúp chúng ta nói cùng một ngôn ngữ với họ.
Bước 2: Lập đề cương
Phần này sẽ phác thảo những gì sẽ được đề cập, nhấn mạnh những điểm nào, nêu số liệu gì. Hãy nhớ “đánh ” sâu vào lợi ích của khách hàng, đừng quên công thức FAB (feature – advantage – benefit).
Khi đưa ra các giải pháp hay sản phẩm cần nêu đặc tính của chúng là gì, có ưu điểm gì cho người tiêu dùng cuối và ích lợi gì cho khách hàng – người vốn luôn quan tâm đến lợi ích của họ khi quyết định kinh doanh hơn là lợi ích cho người tiêu dùng.
Bước 3: Tập hợp các dữ liệu và chuẩn bị nhân sự
Bước 4: Dự thảo
Khi dự thảo cần tuân thủ nguyên tắc 7C:
- Viết rõ ràng (clear writing) nghĩa là đừng viết ẩn ý, đừng viết kiểu hiểu sao cũng được
- Viết ngắn gọn (concise writing) đừng văn chương cầu kỳ, đi lòng vòng mà hãy đi ngay vào vấn đề
- Viết hoàn chỉnh (complete writing) nghĩa là viết có đầu có đuôi
- Viết chính xác (correct writing), viết những gì mình biết và có thể kiểm chứng
- Viết theo giọng văn đàm thoại (conversational writing);
- Viết nhã nhặn (courteous writing);
- Viết mang tính xây dựng (constructive writing)
Bước 5: Xem xét và hiệu đính lại lần cuối
Các lưu ý thêm
Hãy xoáy sâu vào từng khách hàng cụ thể, đưa ra các giải pháp cụ thể, đừng bao giờ viết một bản đề nghị kinh doanh dùng chung cho tất cả.
Cũng cần lưu ý một bản đề nghị được trình bày đẹp sẽ chứng tỏ bạn là người chuyên nghiệp.
Khó có thể nói hết tất cả những kỹ thuật để giúp các Bạn có thể tạo ra một bản đề nghị kinh doanh mang tính chuyên nghiệp, nhưng khi càng thấu hiểu khách hàng thì phần thắng rất lớn. Bản đề nghị kinh doanh không đơn thuần là một hồ sơ năng lực công ty hay một bản kế hoạch kinh doanh. Đó là một tác phẩm hòa trộn tất cả những gì mà Doanh nghiệp muốn chạm vào trái tim của khách hàng.
