Để tổ chức một sự kiện thành công thì luôn cần một êkíp sự kiện chuyên nghiệp thực hiện để đảm sự kiện thành công và hiệu quả. Trong một êkíp tổ chức sự kiện thì có nhiều vị trí và bộ phận khác nhau và một trong những vị trí quan trọng nhất của êkíp là event planner.
Event planner (tạm dịch là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện) là người lên kế hoạch và quản lý tiến độ cho toàn bộ sự kiện, trong một vài sự kiện thì event planner còn được xem như người quản lý dự án (project manager). Theo một điều tra của bộ lao động Hoa Kì thì chính phủ nước này xếp nghề này dưới tên Meeting and Convention Planner (Nhân viên hoạch định các cuộc họp và hội nghị), điều đó cho thấy đây được xem là một nghề thật sự. Bộ lao động Hoa Kì định nghĩa nghề này như sau:
Các cuộc họp và hội nghị có mục đích là mang mọi người đến cùng nhau với một mục tiêu gì đó, thì người event planner phải đảm bảo sự kiện đạt được mục đích này. Người event planner phải thực hiện mọi chi tiết của hội nghị từ diễn giả, địa điểm cho đến các tài liệu in ấn trong hội nghị và thiết bị âm thanh.
Event planner theo nghĩa rộng hơn, ngoài việc tổ chức các hội nghị thì còn tổ chức những loại sự kiện khác cho công ty hay khách hàng. Người event planner tạo nên những chương trình với mục đích, thông điệp mà công ty hay khách hàng muốn truyền tải.
Event planner là người phải làm việc nhiều giờ liên tục và thường phải làm việc ngoài giờ hành chính để lên kế hoạch và thực hiện tất cả các chi tiết của nhiều loại sự kiện khác nhau như hội thảo, họp báo, hội nghị, triển lãm thương mại, các chương trình gắn kết nhân viên và nhiều chương trình khác nữa.
Event planner cần có các kỹ năng sau để thành công:
– Khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ viết và nói
– Tổ chức và quản lý thời gian
– Quản lý dự án và làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc
– Làm việc cá nhân và làm việc nhóm
– Chú trọng chi tiết nhỏ và deadline
– Bình tĩnh dưới áp lực lớn
– Đàm phán
– Quản lý ngân sách
– Quản lý nhân viên
-Marketing và quan hệ công chúng
– Kỹ năng giao tiếp với tất cả các cấp quản lý
Event planner cần có những kiến thức về:
– Địa điểm
– Cách phục vụ (người tham dự)
– Sản xuất (ấn phẩm, tài liệu …)
– Giải trí
– Quà tặng
– Vận chuyển
– Khách sạn
– Các dịch vụ liên quan đến hội nghị
Những người mà theo đuổi nghề tổ chức sự kiện hay event planner thường đến từ rất nhiều chuyên môn và ngành nghề đào tạo khác nhau. Nhưng nhiều nhà tuyển dụng thích các ứng viên có bằng cử nhân về quản lý nhà hàng khách sạn, quản trị kinh doanh, marketing, quan hệ công chúng và truyền thông. Tuy nhiên để theo nghề tổ chức sự kiện thì bạn cần phải chuẩn bị những kỹ năng và kiến thức cần thiết của nghề ngoài những điều được dạy trong trường học.
