Nội Dung Chính
Hiện nay tổ chức sự kiện đang là xu hướng của truyền thông hiện đại, cùng với sự ra đời của hàng trăm, hàng ngàn công ty tổ chức sự kiện kèm theo sự bùng nổ của một loạt các dịch vụ gia tăng kèm theo, trong đó không thể không nhắc đến dịch vụ cho thuê MC, ca sĩ, người mẫu – gọi chung là nhân sự nghệ thuật trong event.
Có rất ít những công ty chuyên biệt về việc đào tạo, cung cấp và quản lý nhân sự dạng này, hầu hết dựa vào các mối quan hệ quen biết trong giới showbiz, quan hệ xã giao anh em, bạn bè, hoặc các công ty sự kiện tự xin số điện thoại contact trưc tiếp với các nhân sự nghệ thuật để giảm thiểu chi phí… Hệ quả xuất hiện những mâu thuẫn do những hợp đồng bằng miệng không chặt chẽ, ăn chặn hoa hồng, tiền castxe… Tất cả tạo nên sự lộn xộn thiếu chuyên nghiệp gây hậu quả xấu đến chất lượng event.
Tham khảo một số công ty tổ chức sự kiện lớn trong nước, và bằng kinh nghiệm của mình tôi xin chia sẻ một số kỹ năng và nguyên tắc làm việc với các “sao” để không bị cá tính của họ làm ảnh hưởng đến chương trình của mình.
1- Không bao giờ làm việc qua điện thoại
Việc trao đổi qua điện thoại giữa doanh nghiệp và một cá nhân để ký kết hợp hồng kinh tế miệng là điều cấm kỵ. Trong sự kiện dù lớn hay nhỏ thì người như MC, ca sĩ nhóm múa… là linh hồn của sự kiện và chắc chắn chúng ta không dại gì mà mang linh hồn đó trao cho một người mà chỉ biết qua điện thoại.
Việc trao đổi qua điện thoai chỉ để setup một cuộc gặp gỡ trao đổi, và chỉ khi gặp gỡ trao đổi thẳng thắn cởi mở thì thông tin giữa hai bên mới rõ ràng, MC ca sĩ mới biết được buổi event này có ý nghĩa như thế nào với bạn, với chính họ, từ đó để họ có tinh thần chuẩn bị tốt nhất.
2- Yêu cầu MC, ca sĩ đọc kịch bản trước khi tham dự
Tại môt event ra mắt tổng công ty ABC tại Hà Nội, MC H (tên đã được thay đổi) vì đêm hôm trước mải chạy show nên sáng hôm sau vội vàng đến và cầm mc text đọc nhầm tên của Chủ tịch HĐQT tổng công ty. Kết quả là bị khách hàng trừ tiền đồng thời agency được một phen mất uy tín.
Trước mỗi sự kiện lớn, việc MC, ca sĩ phải đọc và nắm rõ được kịch bản là điều bắt buộc, bạn sẽ rất hay nghe được câu nói của các MC ca sĩ: “Yên tâm anh (chị) làm quen rồi!”, các bạn đừng tin nhé. Vì chúng ta đều rất biết 1000 sự kiện là 1000 điều khác nhau về độ rủi ro.
3- Check kỹ xem phương tiện đi lại của MC, ca sĩ đến chươg trình bằng cách nào
Có nhiều sự kiện đến giờ diễn vẫn không thấy ca sĩ đâu, các quản lý gọi điện ầm ĩ thì có nhận được câu trả lời: Em không có xe, đang bắt taxi, hoặc xe bị hỏng, bị tắc đường…
Tất cả là lý do không thể chấp nhận được đối với một người làm việc chuyên nghiệp. Việc nắm bắt được nhân sự đó đến chương trình bằng phương tiện gì giúp quản lý dự án chủ động lường trước được các rủi ro. Ví dụ nếu làm event ở một nơi xa cách khoảng 200km thì việc yêu cầu nhân sự tập trung đi xe của công ty theo giờ qui định là bắt buộc.
Ngoài việc check xem nhân sự đến chương trình bằng phương tiện nào, việc nắm được các nhân sự đi từ đâu tới cũng giúp quản lý dự án tính toán được sự cố về giao thông từ đó có yêu cầu về thời gian đối với nhân sự tham gia.
4- Trao đổi kỹ về chi phí, hợp đồng chặt chẽ
Cái này hiện tại là vấn đề của các agency, hầu hết các hợp đồng là qua miệng, có được số điện thoại từ các mối quan hệ quen biết, nhấc máy lên gọi thông báo ngày giờ, giá cả sau đó là yên tâm ngủ ngon, đến khi event diễn ra, do một số chục trặc thời gian có lùi lại chậm một chút hoặc do khán giả hâm mộ yêu cầu hát thêm 1- 2 bài, ca sĩ quay ra giận dỗi người quản lý, đòi tăng tiền gây ra một hình ảnh hết sức phản cảm trước mặt khách hàng.
Để hạn chế được điều đó thì các điều khoản phải được rõ ràng và thống nhất ngay từ đầu bằng văn bản đàng hoàng nó sẽ là cơ sở pháp lý để giải quyết cac phát sinh không đáng có.
5- Yêu cầu nhân sự phải đến tổng duyệt chương trình
Xuất phát từ tâm lý chủ quan đặc biệt là với các sao, coi thường qui mô event của bạn hoặc do họ quá bận chạy show nên các mc, ca sĩ không đên thử giọng, không đến tổng duyệt làm quen với sân khấu, đến khi diễn ra event xảy ra nhiều sự cố đáng tiếc. Ngay cả ca sĩ nổi tiếng QL đã từng hát lỗi trong một trương trình truyền hình trực tiếp về Huế.
Là một người làm việc với các nhân sự nghệ thuật, phải quyết liệt thuyết phục họ đến tham dự tổng duyệt và phải thuyết phục được khách hàng chịu bỏ một khoản chi phí tổng duyệt để đảm bảo an toan tuyệt đối của event.
Qua bài viết hy vọng những người làm event hiểu được phần nào sự phức tạp của việc cung cấp và quản lý nhân sự nghệ thuật trong event, và với một chút kinh nghiệm trên, các Event Manager sẽ có những cách làm việc hiệu quả chặt chẽ tránh ảnh hướng tới chất lượng sự kiện.
