“Bí kíp” lập hệ thống phân phối

Có thể ví hệ thống phân phối giống như những tiền đồn giữ vai trò quyết định trên con đường chinh phục thị trường của doanh nghiệp. Tuy nhiên, muốn xây dựng một mạng lưới tiền đồn mạnh thì nhất thiết phải có phương pháp, vừa mang tính khoa học, vừa đòi hỏi cả một nghệ thuật khéo léo và sáng tạo.

Dưới đây là những kinh nghiệm mà một trưởng phòng đào tạo mạng lưới bán lẻ đang làm việc cho một công ty nước ngoài hàng đầu về ngành hàng tiêu dùng tại Việt Nam đã chia sẻ.

Bốn bước cơ bản

Các công ty nước ngoài khi muốn thâm nhập một thị trường nào đó, thông thường họ đều trải qua bốn bước cơ bản như sau:

1. Điều tra và nghiên cứu thị trường, trong đó đặc biệt phải là xác định cho được đặc điểm, tiềm năng của thị trường muốn chinh phục. Có vẻ như khâu này các doanh nghiệp trong nước thường bỏ qua hoặc làm sơ sài do quá chủ quan hoặc thiếu kỹ năng thực hiện. Có doanh nghiệp tiếp cận bằng cách đến thị trường muốn thâm nhập tìm xem có bao nhiêu nhà phân phối và đưa hàng cho các nhà phân phối ấy là xong.

Trong khi các công ty nước ngoài như Unilever, Nestlé, P&G, Pepsi, Coca-Cola đều rất coi trọng việc nghiên cứu thị trường vì đây là khâu đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc lựa chọn phương pháp tiếp cận thị trường. Có thể công ty có sản phẩm tốt, công tác tiếp thị tốt nhưng xác định tiềm năng sai dẫn đến kế hoạch bao phủ sai thì sẽ thất bại.

Ví dụ, muốn chinh phục thị trường ở Bến Tre thì phải xác định được trị giá thị trường này là bao nhiêu vì có xác định được bao nhiêu thì mới đưa ra được kế hoạch, nhân sự, kinh phí, thời gian… tương ứng với quy mô thị trường. Nếu xác định sai, chẳng hạn trị giá thị trường 100 tỉ đồng mà xác định chỉ có 20 tỉ, sau khi đầu tư xong mới vỡ lẽ, muốn tiếp tục đầu tư nữa thì sẽ mất công sức và thời gian.

Để thiết lập một hệ thống phân phối mất khoảng một hoặc hai năm, tái đầu tư thì phải tốn thêm một hay hai năm nữa. Hoặc, ngược lại cũng tốn kém, lãng phí không kém nếu xác định tiềm năng thị trường cao hơn trị giá thực của nó, chẳng hạn trị giá chỉ có 20 tỉ mà xác định lên tới 100 tỉ.

Như vậy, thay vì lẽ ra chỉ tuyển năm nhân viên ta lại tuyển tới 25 nhân viên, lẽ ra chỉ bỏ ra khoản kinh phí tương ứng với quy mô thị trường giá 20 tỉ ta lại phải “oan uổng” bỏ ra khoản kinh phí nhiều gấp 5 lần so với nhu cầu cần thiết…

Việc xác định tiềm năng thị trường là cả một nghệ thuật, vì vậy nên thuê các công ty nghiên cứu thị trường chuyên nghiệp thực hiện. Tuy nhiên, kết quả điều tra của họ cũng chỉ đáp ứng được phần nào, còn lại phải do chính doanh nghiệp làm và phải luôn cập nhật tình hình biến động của thị trường. Bằng cách đó, trước khi có kế hoạch bao phủ, có công ty đã nắm được thị trường một cách chi tiết đến mức biết được doanh số của từng cửa hàng tại khu vực muốn tiếp cận là bao nhiêu.

2. Lựa chọn phương pháp tiếp cận thị trường. Nếu thị trường lớn thì có thể thiết lập hệ thống riêng do công ty quản lý, nhỏ thì có thể dùng kênh phân phối bán lẻ tự nhiên hoặc mượn ngay kênh phân phối của đối thủ. Nói chung, có bốn loại thị trường cơ bản (nếu chia nhỏ thì có tám loại) và ứng với mỗi thị trường sẽ có một phương pháp tiếp cận riêng.

Ví dụ, cách tiếp cận thị trường ở Cần Giờ chắc chắn không thể giống với cách tiếp cận như ở trung tâm TPHCM được. Cái này còn liên quan đến cả vấn đề chi phí đầu tư. Thông thường, chi phí cho hệ thống phân phối giới hạn trong phạm vi 10% trên tổng trị giá thị trường (tiềm năng), trong đó chi phí chuyên chở chiếm 3-4%. Như vậy, khi tiếp cận thị trường ở Cần Giờ, doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc đầu tư cho phương tiện vận tải nào để vận chuyển hàng hóa đến đó. Tất cả những vấn đề này đều phải được xem xét thấu đáo để có một phương pháp tiếp cận phù hợp, hiệu quả.

Tuy nhiên, xin lưu ý phương pháp tiếp cận thị trường không bao giờ có một mẫu số chung cho tất cả mà phải luôn luôn sáng tạo. Thí dụ, hình ảnh chị phụ nữ với thùng hàng trên chiếc xe đạp len lỏi đưa hàng phục vụ người tiêu dùng ở các cù lao miền Tây là một sáng tạo của Unilever trong việc chinh phục thị trường ở đây. Trong khi đó, ở TPHCM công ty lại có cách tiếp cận khác, bằng cách lập ra các đội bán hàng cho từng nhóm nhãn hàng riêng. Ví dụ, đối với nhóm nhãn hàng chăm sóc sắc đẹp như kem dưỡng da, lăn khử mùi… thì đội bán hàng gồm những cô gái đẹp, mặc áo vest và được trang điểm lộng lẫy để thu hút khách.

3. Quản lý sau khi thiết lập xong hệ thống phân phối. Việc quản lý nhằm mục đích giữ vững và phát huy hiệu quả của các “tiền đồn” theo đúng kế hoạch, ý đồ mà công ty đã đề ra. Tương tự như việc ta thắp lên ngọn lửa nhưng giữ cho ngọn lửa cháy mãi mới khó. Để làm được như vậy, các công ty nước ngoài thường có một nguyên tắc vàng là mở (hệ thống phân phối) đến đâu, giám sát chặt chẽ đến đó, đi từng bước an toàn, đừng chạy nhanh quá.

Trường hợp của Công ty A.H chuyên cung cấp bánh flan là một ví dụ sống động. Cách đây 4-5 năm, A.H có một hệ thống phân phối trải dài từ Cần Thơ đến Hà Nội, hệ thống này được thiết lập chỉ trong vòng sáu tháng, mang lại doanh thu 1 tỉ đồng/tháng. Thế nhưng, chỉ một thời gian ngắn sau thì hệ thống bao phủ của A.H phải rút về gần hết. Bài học xương máu ở đây chính là do hệ thống phân phối phát triển quá nhanh dẫn đến không thể kiểm soát được. May mắn là sau đấy doanh nghiệp đã kịp thời sửa sai. Hiện nay, A.H chỉ phân phối bánh flan duy nhất tại TPHCM mà doanh thu mỗi tháng lên tới 5-7 tỉ đồng. Sản phẩm của họ chiếm thị phần 90% và hầu như không có đối thủ nhờ sở hữu một hệ thống phân phối truyền thống được quản lý tốt.

Tuy nhiên, có một hệ thống phân phối mạnh chưa đủ vì để vận hành hệ thống đó phải có con người.

4. Đầu tư cho bộ máy nhân sự. Một công ty nước ngoài hàng đầu về hàng tiêu dùng tại Việt Nam mỗi năm đều có ngân sách để đào tạo kỹ năng bán hàng cho nhân viên tiếp thị cấp thấp. Công ty hầu như không tiếc tiền cho việc ấy vì họ hiểu rằng hệ thống phân phối được vận hành trôi chảy hay kém hiệu quả là hoàn toàn phụ thuộc vào con người.

Với 5.000-6.000 nhân viên bán hàng, ngân sách chi cho đào tạo không phải là nhỏ. Đó là chưa kể chi phí đầu tư để đào tạo cho các cấp quản lý. Ví dụ, mỗi năm chi phí đào tạo dành cho một “tướng nằm vùng” (supervisor) cấp địa bàn huyện khoảng 1.000 đô la. Họ được nâng cấp, cập nhật kiến thức liên tục bởi một ban 10 người chuyên phục vụ việc đào tạo.

Hỗ trợ bán hàng

Ngoài bốn bước căn bản nói trên, các công ty nước ngoài cũng rất coi trọng các hoạt động hỗ trợ bán hàng (trade support) nhằm tăng sức mạnh cho hệ thống phân phối. Để hỗ trợ bán hàng ở các vùng nông thôn, một công ty nước ngoài chuyên về hàng tiêu dùng tại Việt Nam lập hẳn một bộ phận phục vụ với 30 chiếc xe tải và được quản lý bằng hệ thống định vị toàn cầu.

Các chương trình hỗ trợ bán hàng của họ được thiết kế hết sức đa dạng, sáng tạo. Tùy theo tập quán, đặc điểm văn hóa mua hàng của từng vùng mà có một chương trình phù hợp. Ví dụ, ở một số vùng thuộc miền Bắc người dân đi chợ phiên giống như đi lễ hội. Như vậy, chương trình hỗ trợ bán hàng ở đây nên có cái gì đó phù hợp với lễ hội và tất nhiên không thể giống như ở TPHCM hay ở các tỉnh miền Tây được.

Một lần nọ công ty nhận được thông tin tình hình bán hàng ở một chợ tại cửa khẩu miền Tây rất kém, hàng tồn khá nhiều. Đội hỗ trợ bán hàng được điều động đến ngay trước cửa chợ và tổ chức cho người mua ném phi tiêu, ném trúng thì được nhận gấp đôi hàng. Kết quả không ngờ là chỉ sau một buổi hỗ trợ, hàng tồn ở chợ gần như được bán sạch. Nói như vậy để thấy rằng hoạt động hỗ trợ bán hàng đóng một vai trò hết sức đáng kể.

Ví dụ như sản phẩm nước tẩy bồn cầu Vim Sunlight của Unilever tưởng bán nhiều ở các đô thị nhưng thực tế lại bán đắt hơn ở các vùng gần nông thôn chính là nhờ các hoạt động hỗ trợ bán hàng. Tương tự như vậy, nhờ những hoạt động hỗ trợ bán hàng âm thầm, trường kỳ mà sản phẩm bột nêm Knorr bán rất chạy ở Cà Mau, Hà Giang.

Với thế mạnh am hiểu nền văn hóa của mình, các doanh nghiệp Việt Nam hoàn toàn có khả năng tổ chức những hoạt động hỗ trợ bán hàng để có thể thành công như thế!