Nội Dung Chính
Là Agency, chuyện đấu thầu không thành công đã trở thành chuyện hết sức bình thường. Khách hàng thường cân nhắc một vài agency trước khi quyết định chọn mặt gởi vàng cho một công ty tổ chức event của mình.
Tuy nhiên không phải lúc nào lúc nào mọi thứ cũng công bằng đối với Agency chúng ta. Chuyện khách hàng chỉ đơn thuần dọ giá, muốn lấy ý tưởng, nhắm trước một agency nào đó hay bất cứ một lý do tiêu cực nào khác cũng có thể khiến cho sự đầu tư thời gian, công sức của chúng ta trở thành lãng phí.
Tuy rằng mọi thứ chỉ đúng tương đối, với những năm làm tại Agency và cả tại Client, tôi vẫn xin chia sẻ với những bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tiếp xúc khách hàng một vài bí quyết nhìn nhận ra khách hàng ít tiềm năng để bạn có thể giảm bớt thời gian, dành để đầu tư cho các khách hàng tiềm năng hơn.
1. Khách hàng đòi báo giá và proposal trong một thời gian rất ngắn
Để làm một Event, chắc chắn khách hàng đã có kế hoạch từ trước đó rất lâu, và họ cũng đã lên kế hoạch sẵn cho các công việc như gặp gỡ agency, thu thập proposal, báo giá… , do đó không có lý do gì để đốc thúc Agency phải gởi báo giá trong 1, 2 ngày. Có thể họ đã lựa chọn xong Agency rồi, chỉ cần đủ số báo giá cần thiết để trình lên sếp cho đúng thủ tục. Nếu không phải như vậy thì bạn cần xem lại cách làm việc của khách hàng này, sự gấp gáp như vậy chứng tỏ họ rất thiếu chuyên nghiệp.
2. Khách hàng không cần gặp mặt bạn
Khách hàng gọi điện cho bạn, brief những thông tin cơ bản về Event họ cần làm, yêu cầu bạn gởi proposal và báo giá. Tôi không tin lắm là bạn được chọn, nhất là đối với những Event quy mô lớn hay mang tính quan trọng. Không khách hàng nào bận rộn đến mức không thể dành thời gian để gặp gỡ Agency nhằm đánh giá năng lực và tìm hiểu lẫn nhau cả. Liệu sẽ có việc họ hài lòng với proposal và báo giá của bạn và gọi bạn làm khi chưa biết bạn là ai hay không.
3. Bảng yêu cầu báo giá của khách hàng quá hoàn hảo
Một ngày nọ, có một khách hàng gọi điện tới công ty bạn và yêu cầu báo giá cho các hạng mục mà họ cần. Báo giá liệt kê từng hạng mục với mô tả chi tiết đến mức bạn tưởng họ là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Rất có thể họ đã lấy báo giá đó từ một Agency khác, và muốn có thêm vài cái nữa vì mục đích nào đó. Cứ cho rằng nếu giá của bạn tốt hơn, họ sẽ làm với bạn, nhưng liệu công ty bạn đã đủ danh tiếng để khách hàng không cần gặp mặt và nghe present về năng lực đã lựa chọn hay chưa. Bài toán lúc này quay trở lại vấn đề thứ 2 vừa nêu rồi.
4. Gởi yêu cầu cho rất nhiều Agency một lúc
Khách hàng lựa chọn trung bình khoảng 3, 4 Agency một lúc để chọn ra công ty tốt nhất, đó là chuyện bình thường trong quy trình đấu thầu. Tuy nhiên, sẽ là có vấn đề nếu như họ chọn đến cả chục Agency, thậm chí là gởi mail hàng loạt mời đấu thầu 1 dự án nữa. Đó không phải là quy trình tuyển chọn một Agency. Liệu có bao nhiêu % cơ hội cho bạn và liệu họ có để mắt tới proposal, báo giá… của bạn khi chưa biết bạn là ai.
5. Yêu cầu proposal quá chi tiết
Có một khách hàng dự định tổ chức một chương trình activation. Anh ta đòi hỏi bên phía công ty thiết kế 3D đầy đủ của gian hàng kèm báo giá chi tiết. Do cô nhân viên Account còn ít kinh nghiệm, nên cô đã yêu cầu designer lên thiết kế rất chi tiết theo yêu cầu của khách hàng. Cô còn rất hào hứng đánh giá khách hàng là nhiều tiềm năng và thiện chí khi anh ta liên tục liên lạc đề nghị cô chỉnh chỗ này, đổi kích thước kia của gian hàng. Khi mọi thứ đã xong xuôi, không thấy anh ta hồi đáp nữa, cô Account gọi lại thì được báo là chương trình đã trì hoãn thời gian làm. Hai tuần sau, cô tình cờ có việc đến siêu thị đó thì thấy gian hàng của khách hàng giống đến 90% gian hàng do công ty mình đã thiết kế. Bài học rút ra cho những Account còn thiết kinh nghiệm là không nên đưa proposal quá chi tiết trên mức cần thiết cho khách hàng.
